Auskunft an Angehörige, und wo die Schweigepflicht sie beendet

Die erste Frage ist nicht, was das System kann

Bevor über Auskunft gesprochen wird, ist zu klären, wer sie überhaupt bekommen darf.

In der Diskussion über Entlastung durch Technik wird eine Voraussetzung übersprungen, die in der Pflege am Anfang steht. Angehörige haben gegenüber einer Einrichtung keinen Auskunftsanspruch. Nicht die Tochter, nicht der Sohn, nicht die Ehefrau. Verwandtschaft ist keine Rechtsgrundlage, und daran ändert sich nichts dadurch, dass jemand täglich anruft, die Kosten trägt oder das Zimmer eingerichtet hat.

Vier Wege führen zu einer zulässigen Auskunft, und sie sind unterschiedlich belastbar. Der Regelfall ist die Einwilligung des Bewohners, verbunden mit einer Entbindung von der Schweigepflicht, begrenzbar auf bestimmte Personen und bestimmte Inhalte und jederzeit widerrufbar. Der zweite Weg ist die Vorsorgevollmacht, deren Reichweite von ihrem Wortlaut abhängt; eine Vollmacht für Gesundheitsangelegenheiten deckt nicht jede Information über den Alltag im Haus. Der dritte ist die rechtliche Betreuung, und auch sie trägt nur innerhalb des gerichtlich festgelegten Aufgabenkreises. Ein Betreuer für Vermögenssorge hat keinen Anspruch auf Auskunft über die Pflegesituation.

Der vierte Weg wird regelmäßig überschätzt. Seit dem 1. Januar 2023 gibt § 1358 BGB Ehegatten ein Vertretungsrecht in Angelegenheiten der Gesundheitssorge. Die Vorschrift ist eng zugeschnitten, sie verlangt eine ärztliche Bestätigung, sie endet nach sechs Monaten, und sie tritt hinter Vollmacht und Betreuung zurück. Entscheidend für die Einrichtung ist ihr Absatz 2: Von der Schweigepflicht entbunden werden dort ausdrücklich die behandelnden Ärzte. Das Heim steht nicht in der Norm.

Die Grenze verläuft bei der Zuordnung

Nicht der Inhalt entscheidet, sondern der Moment, in dem ein Anrufer einem Bewohner zugeordnet wird.

Solange ein Auskunftssystem ausschließlich allgemeine Informationen ausgibt, verarbeitet es keine Gesundheitsdaten eines Bewohners und offenbart kein fremdes Geheimnis. Hausordnung, Besuchszeiten, Anfahrt, Leistungskatalog, die Systematik der Pflegegrade im Allgemeinen, der Ablauf einer Aufnahme: Das sind Sachinformationen über die Einrichtung, ohne Bezug zu einer bestimmten Person. In diesem Bereich gilt für die Daten des Anrufers gewöhnliches Datenschutzrecht, und die Schweigepflicht ist gar nicht berührt.

Überschritten wird die Grenze nicht mit der Preisgabe eines Inhalts, sondern mit der Zuordnung. Erkennt oder speichert das System, dass ein Anrufer Angehöriger eines bestimmten Bewohners ist, hat es eine Aussage über diesen Bewohner verarbeitet: dass er hier lebt. Weil sich daraus auf Pflegebedürftigkeit schließen lässt, ist das ein Gesundheitsdatum nach Artikel 9, und weil es Dritten nicht bekannt sein soll, ein Geheimnis nach § 203 StGB. Die Bestätigung genügt, ein zweiter Satz ist nicht nötig.

Daraus folgt eine Architektur, die sich in einem Satz beschreiben lässt: Das System weiß nicht, wer im Haus wohnt. Es beantwortet Fragen über die Einrichtung und gibt alles, was eine bestimmte Person betrifft, an einen Menschen ab, ohne sich zu merken, worum es ging. Das ist weniger, als Anbieter üblicherweise versprechen, und es ist der Teil, der ohne Einzelfallprüfung tragfähig bleibt.

Ein System, das nicht weiß, wer im Haus wohnt, kann es auch nicht verraten.

Schweigepflicht ist nicht Datenschutz

Zwei getrennte Prüfungen, und die strafrechtliche ist die strengere.

§ 203 Absatz 1 Nummer 1 StGB erfasst Angehörige eines Heilberufs, dessen Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung voraussetzt. Pflegefachpersonen mit Ausbildung nach dem Pflegeberufegesetz erfüllen das. Für sie gilt die Schweigepflicht unmittelbar, und keine Weisung des Arbeitgebers kann sie aufheben. Die Einrichtung selbst ist nicht Täterin, weil sich die Norm an natürliche Personen richtet; sie trifft die Pflicht mittelbar über ihre Organisation.

Für externe Dienstleister gilt seit der Neuregelung von 2017 der Weg über Absatz 3 Satz 2. Geheimnisträger dürfen Dritte einbeziehen, soweit das für die Inanspruchnahme von deren Tätigkeit erforderlich ist. Der Satz enthält zwei Bedingungen, die häufig überlesen werden: Mitwirkung an der beruflichen Tätigkeit und Erforderlichkeit. Ein Zugriff für den Fall, dass man ihn einmal braucht, erfüllt das nicht. Die Erforderlichkeit bestimmt, wie weit ein Dienstleister überhaupt in Datenbestände hineinsehen darf, und dieselbe Vorschrift führt die Kette weiter zu Subunternehmern und Hosting-Anbietern.

Der Teil, der in Verträgen regelmäßig fehlt, steht in Absatz 4 Satz 2 Nummer 1. Strafbar macht sich der Geheimnisträger, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass eine mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese dann etwas offenbart. Das ist eine eigene Strafbarkeit der Leitung, nicht nur ein Haftungsthema. Nummer 2 verlangt dasselbe vom Dienstleister gegenüber seinen Subunternehmern.

• Verpflichtung des Dienstleisters und der bei ihm eingesetzten Personen zur Geheimhaltung, erteilt vor dem ersten Zugriff. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, die Beweislage verlangt Schriftform.
• Weitergabe dieser Verpflichtung an alle Subunternehmer, mit Nachweis gegenüber der Einrichtung.
• Begrenzung der Zugriffe auf das für die Leistung Erforderliche, technisch und nicht nur vertraglich.
• Diese drei Punkte stehen neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 und werden durch ihn nicht erledigt.

Was auf dieser Seite bisher stand

Eine Entlastungsrechnung, deren sämtliche Eingangsgrößen unbelegt waren.

Bis August 2026 nannte diese Seite vier Zahlen als Grundlage einer Wirtschaftlichkeitsrechnung: 20 bis 30 Stunden Angehörigenkommunikation pro Monat und Bereichsleitung, 45 bis 90 Minuten Bearbeitung je Beschwerde, 120 bis 200 aktive Angehörige bei 80 Plätzen und eine Freisetzung von 50 bis 70 Prozent dieser Zeit. Keine dieser Zahlen hat eine auffindbare Quelle.

Wir haben danach gesucht. Eine Zeitverwendungsstudie, die den Aufwand für Angehörigenkommunikation getrennt ausweist und auf Leitungskräfte bezieht, gibt es nicht. Am nächsten kommt eine Erhebung aus Münchener Altenpflegeheimen, die 14,8 Prozent der Zeit für Dienstgespräche mit Kollegen und Angehörigen sowie Teambesprechungen ausweist. Sie ist eine Selbstschätzung, sie stammt aus einer Untersuchung zur Psychopharmaka-Praxis, sie vermischt drei Gesprächsarten in einer Kategorie, sie bezieht sich auf Pflegepersonal statt auf Leitungen, und sie ist zwanzig Jahre alt. Sie trägt die Behauptung nicht. Die Zahl der Angehörigen wird statistisch überhaupt nicht erhoben.

Die Freisetzungsquote multipliziert zwei Annahmen, von denen die erste bereits unbelegt ist. Solche Rechnungen sehen belastbar aus, weil sie eine Prozentzahl tragen. Sie halten keinem Gespräch mit einem Kostenträger stand, und genau dort sollten sie nach der Logik der alten Seite vorgetragen werden.

Auch die Behauptung, Pflegekräfte erwarteten digitale Entlastung als Kriterium bei der Arbeitgeberwahl, ist nicht haltbar. Sie stammt aus einem Trend-Report eines Herstellers, der Einschätzungen von Fachleuten bündelt und keine Stichprobe ausweist. Die größere auffindbare Untersuchung zu Prioritäten bei der Jobwahl weist digitale Dokumentationssysteme mit 0,36 Prozent aus, während Arbeitsplatzsicherheit bei rund 21 Prozent und ein guter Personalschlüssel bei 13,2 Prozent liegen. Auch dieser Erhebung fehlt eine offengelegte Methodik, sie genügt aber, um die Aussage nicht mehr zu verwenden.

Die Zahlen, die tragen

Drei Angaben sind belegt, zwei davon werden regelmäßig falsch bezeichnet.

Die Pflegekräftevorausberechnung des Statistischen Bundesamtes vom Januar 2024 nennt für 2049 einen Bedarf von 2,15 Millionen Pflegekräften gegenüber 1,62 Millionen im Basisjahr 2019. Die häufig zitierte Spanne von 280.000 bis 690.000 fehlenden Kräften ist keine Fehlerspanne, sondern zwei Szenarien: Die Trend-Variante schreibt die Arbeitsmarktentwicklung der 2010er Jahre fort und endet bei 280.000, die Status-quo-Variante berücksichtigt nur die demografische Alterung und endet bei 690.000. Es handelt sich um eine Modellrechnung, nicht um eine Prognose, und sie umfasst alle Pflegeberufe einschließlich Krankenhaus und ambulanter Versorgung.

Die zweite Zahl stimmt rechnerisch und wird falsch benannt. Nach der Gesundheitsausgabenrechnung entfielen 2024 auf pflegerische Leistungen 135,9 Milliarden Euro, das sind 25,3 Prozent der Gesundheitsausgaben von 538,2 Milliarden. Pflegerische Leistungen ist dabei eine Leistungsart und umfasst Grund-, Behandlungs- und Intensivpflege in ambulanten, teilstationären und stationären Einrichtungen ebenso wie im Krankenhaus und zu Hause. Die soziale Pflegeversicherung als Ausgabenträger lag im selben Jahr bei 64,7 Milliarden Euro. Wer 135,9 Milliarden neben ein Pflegeheim stellt, erzeugt einen falschen Eindruck von der Größenordnung.

Refinanzierung, und warum sie so nicht funktioniert

Das Gesetz schließt genau den Weg aus, den die alte Fassung versprach.

§ 82 Absatz 2 Nummer 1 SGB XI bestimmt, dass in der Pflegevergütung und in den Entgelten für Unterkunft und Verpflegung keine Aufwendungen für Maßnahmen berücksichtigt werden dürfen, die dazu bestimmt sind, die für den Betrieb notwendigen abschreibungsfähigen Anlagegüter herzustellen oder anzuschaffen. Die Anschaffung digitaler Technik gehört damit gerade nicht in den Pflegesatz. Der vorgesehene Weg ist die gesonderte Berechnung gegenüber den Pflegebedürftigen nach Absatz 3, die der Zustimmung der Landesbehörde bedarf. Wirtschaftlich heißt das: Die Bewohner zahlen.

Laufende Kosten, also Nutzungsgebühren und Personalaufwand, können in die Pflegevergütung einfließen. Auch hier ist der Weg wichtiger als die Möglichkeit. Pflegesätze werden prospektiv nach § 85 SGB XI mit den Kostenträgern verhandelt. Es gibt keinen Anspruch darauf, dass ein digitales Vorhaben anerkannt wird, es gibt eine Verhandlung mit offenem Ausgang, gebunden an leistungsgerechte Sätze und den Grundsatz der Beitragssatzstabilität nach § 84 Absatz 2.

Die Förderung nach § 8 Absatz 8 SGB XI besteht 2026 fort und ist begrenzter, als ihr Name vermuten lässt. Für die Jahre 2019 bis 2030 ist ein einmaliger Zuschuss je Einrichtung vorgesehen, bis zu 40 Prozent der verausgabten Mittel und höchstens 12.000 Euro, für digitale oder technische Ausrüstung und die damit verbundenen Schulungen. Einmalig je Einrichtung, nicht je Vorhaben, und ohne Deckung laufender Kosten.

Bleibt der Punkt, an dem die meisten Entlastungsrechnungen scheitern, auch wenn ihre Zahlen stimmen würden. § 113c Absatz 1 SGB XI begrenzt die in der Pflegesatzvereinbarung vereinbarungsfähige personelle Ausstattung nach oben, gestaffelt nach Qualifikationsstufe und Pflegegrad. Freigesetzte Zeit lässt sich deshalb nicht in zusätzlich finanziertes Personal umrechnen. Wer mit Entlastung argumentiert, argumentiert über Qualität, Fluktuation und vermiedene Ausfallkosten, nicht über einen Erlöseffekt.

Was die Aufsicht verlangt und was nicht

Beschwerdemanagement ist Pflicht, eine Auskunftspflicht gegenüber Angehörigen nicht.

Das ordnungsrechtliche Heimrecht liegt seit der Föderalismusreform bei den Ländern, weshalb es zur Mitwirkung von Angehörigen keine bundeseinheitliche Antwort gibt. Sichtbar wird das im SGB XI selbst, dessen § 114 in einer Fußnote auf die Abweichung durch das nordrhein-westfälische Wohn- und Teilhabegesetz verweist. Wer eine Aussage für sein Bundesland braucht, muss das Landesgesetz und die zugehörige Mitwirkungsverordnung lesen.

Bundesrechtlich verankert ist dagegen das Beschwerdemanagement, und zwar nicht in den Qualitätsprüfungen, sondern in den Maßstäben und Grundsätzen nach § 113 SGB XI für die vollstationäre Pflege. Der Träger hat die Aufnahme, Bearbeitung und gegebenenfalls Lösung von Beschwerden sicherzustellen. Verlangt wird außerdem, die Sicht der pflegebedürftigen Menschen und ihrer Angehörigen oder Bevollmächtigten fortlaufend mit der fachlichen Einschätzung zusammenzuführen und abweichende Auffassungen zu dokumentieren.

Die Pflicht richtet sich damit auf Struktur und Einbeziehung, nicht auf Preisgabe. Das passt genau zur Grenze weiter oben: Eine Einrichtung muss erreichbar sein, Beschwerden bearbeiten und Angehörige in den Pflegeprozess einbeziehen, soweit eine Grundlage dafür besteht. Eine allgemeine Auskunftspflicht folgt daraus nicht.

Eine Äußerung einer Datenschutzaufsichtsbehörde speziell zu Auskunftssystemen in Pflegeeinrichtungen haben wir am 12. August 2026 nicht gefunden. Vorhanden sind zwei allgemeine Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz zu Künstlicher Intelligenz, eine vom Mai 2024 zu Rechtsgrundlagen und Transparenz, eine vom Juni 2025 zu technischen und organisatorischen Maßnahmen. Ein Positionspapier eines Pflegeverbands zu Sprachassistenten war zum selben Zeitpunkt ebenfalls nicht auffindbar. Diese Lücke sehen wir vierteljährlich nach, denn eine Orientierungshilfe kann jederzeit erscheinen und dann gilt hier etwas anderes. Für die Entscheidung heute heißt das: Wer auf eine behördliche Billigung wartet, wartet auf etwas, das zu diesem Stand nicht vorliegt.

Kennzeichnung und die zwei Grenzen der KI-Verordnung

Nicht hochriskant, aber zwei Ausbaustufen würden das ändern.

Ein Auskunftssystem für Angehörige fällt nicht unter Anhang III Nummer 5 Buchstabe a der KI-Verordnung, und zwar aus zwei voneinander unabhängigen Gründen. Die Vorschrift setzt voraus, dass das System von Behörden oder in deren Namen verwendet wird; eine private oder freigemeinnützige Einrichtung handelt in eigenem Namen, und die Zulassung nach § 72 SGB XI macht sie nicht zur Behörde. Und sie setzt voraus, dass über Berechtigung, Gewährung oder Entzug einer Leistung entschieden wird. Auskunft geben ist beides nicht.

Zwei Ausbaustufen kippen dieses Ergebnis. Anhang III Nummer 5 Buchstabe d erfasst Systeme zur Bewertung und Klassifizierung von Notrufen und zur Priorisierung von Rettungseinsätzen. Ein System, das Anrufe annimmt, darf deshalb keine Triage vornehmen und braucht einen dokumentierten Übergabeweg an Menschen. Anhang III Nummer 1 Buchstabe c erfasst Emotionserkennung, was jede Auswertung von Stimmung oder Stress an der Stimme ausschließt, auch wenn sie nur als Hinweis für die Leitung gedacht wäre.

Die Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50 Absatz 1 gilt seit dem 2. August 2026 und verlangt, dass eine Person erfährt, dass sie mit einem KI-System spricht, es sei denn, das ist aus Sicht einer verständigen Person offensichtlich. Nach Absatz 5 muss die Information klar und spätestens bei der ersten Interaktion erfolgen und barrierefrei sein. Bei einer synthetischen Stimme kommt Absatz 2 hinzu, der eine maschinenlesbare Kennzeichnung künstlich erzeugter Audioinhalte verlangt; dafür gilt eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026, aber nur für Anbieter, die ihr System vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht haben. Für Betreiber gibt es keinen Aufschub.

Für die Einstufung als solche wäre die Verschiebung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ohnehin nur nachrangig wichtig. Sie verlegt den Geltungsbeginn der Pflichten für Anhang-III-Systeme auf den 2. Dezember 2027, ändert aber nichts daran, ob ein System als hochriskant gilt.

Was wir nicht zusagen

Sechs Sätze, die auf dieser Seite standen und die wir nicht halten könnten.

Wir sagen keine Stundenersparnis zu. Weder 20 bis 30 Stunden als Ausgangsgröße noch 50 bis 70 Prozent als Freisetzung. Beides ist nicht erhoben, und eine Zahl, die wir uns ausdenken, hilft in keiner Verhandlung.

Wir sagen keine Refinanzierung über den Pflegesatz zu. Investive Anschaffungen sind dort ausgeschlossen, laufende Kosten sind Verhandlungsgegenstand ohne Anspruch auf Erfolg, und die Förderung nach § 8 Absatz 8 SGB XI ist ein einmaliger Zuschuss von höchstens 12.000 Euro.

Wir sagen keinen Verarbeitungsort pauschal zu. Wo die Daten liegen, hängt am eingesetzten Dienst und gehört in den Vertrag. Und ein Auftragsverarbeitungsvertrag deckt die Verpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB nicht ab.

Wir sagen keine bewohnerbezogenen Auskünfte zu. Nicht, weil es technisch nicht ginge, sondern weil die Prüfung, ob jemand sie erhalten darf, im Einzelfall von einem Menschen zu treffen und zu dokumentieren ist.

Wir sagen keine Aufsichtstauglichkeit zu. Eine behördliche Bewertung solcher Systeme in Pflegeeinrichtungen existiert nicht, und die Abgrenzung auf dieser Seite ist aus den Normen hergeleitet, nicht bestätigt. Vor dem Einsatz gehört sie einer Anwältin oder einem Anwalt vorgelegt.

Wir sagen keine Einführungsdauer zu. Die frühere Fassung nannte acht bis zwölf Wochen. Wie lange es dauert, entscheidet sich an der Frage, wie gepflegt die allgemeinen Informationen des Hauses vorliegen, und das wissen wir vorher nicht.

Fünf Fragen, bevor Sie anfragen

Wer sie beantworten kann, führt ein kurzes Gespräch.

• Sollen Angehörige allgemeine Fragen über das Haus beantwortet bekommen oder Fragen über eine bestimmte Person? Davon hängt alles Weitere ab.
• Liegen Hausordnung, Leistungsbeschreibung, Besuchsregeln und Aufnahmeablauf gepflegt und an einer Stelle vor, oder verteilt in Ordnern und Köpfen?
• Wer im Haus prüft heute, ob ein Anrufer auskunftsberechtigt ist, und wird diese Prüfung dokumentiert?
• Wie viele Ihrer Bewohner haben eine wirksame Einwilligung oder einen Bevollmächtigten mit passendem Umfang hinterlegt?
• Wer trägt im Haus die Verpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB gegenüber Dienstleistern, und ist sie für die bestehenden Dienstleister erteilt?

Wenn die erste Frage auf bewohnerbezogene Auskunft hinausläuft, ist das Gespräch ein anderes als das hier angebotene, und es beginnt bei der Einwilligungspraxis und nicht bei der Technik. Wir sagen das im Erstgespräch.

Was Sie als Nächstes lesen sollten

Die Nachbarthemen, sortiert nach der Nähe zum Auskunftsfall.

Die Bürgeranfrage im Amt stellt dieselbe Frage in einem anderen Rechtsrahmen, mit Neutralitätspflicht und Barrierefreiheit statt Schweigepflicht. Der Abruf aus dem eigenen Dokumentenbestand erklärt, woher die Antworten eines Auskunftssystems kommen und wie sich Berechtigungen vor den Abruf schalten lassen, was hier die tragende technische Frage ist. Für das medizinische Umfeld gilt eine eigene Seite, und wenn eine echte Stimme im Spiel ist, gehört die Einwilligung dazu.

Häufige Fragen zu Auskunft und Schweigepflicht in der Pflege