KI-Avatare im Personalbereich, und was der Arbeitsschutz nicht erlaubt

Wo ein Avatar im Personalbereich trägt

Fünf Anwendungsfälle, von denen zwei sich rechnen, einer ergänzt und zwei die Anwesenheit brauchen.

Im Personalbereich stehen fast immer dieselben fünf Anwendungsfälle zur Diskussion. Sie unterscheiden sich weniger in der Technik als in der Frage, ob die Anwesenheit einer Person zum Inhalt gehört. Wo sie es tut, ersetzt kein Video sie, und der Versuch beschädigt das Anliegen. Wo sie es nicht tut, ist die Wiederholung der eigentliche Kostentreiber, und dort setzt die Umstellung an.

Wo die Anwesenheit einer Person der Inhalt ist, ist ihre Aufzeichnung kein Ersatz. Sie ist eine Mitteilung, dass es nicht wichtig genug war.

Was der Arbeitsschutz verlangt

Die Unterweisung ist tätigkeitsbezogen, findet in der Arbeitszeit statt und braucht eine Erfolgskontrolle.

Paragraf 12 Absatz 1 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz während der Arbeitszeit. Sie erfolgt bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel und danach in Abständen, die zur Gefährdung passen. Paragraf 4 der DGUV Vorschrift 1 setzt für den Regelfall mindestens einmal jährlich an und verlangt eine Dokumentation.

Entscheidend ist das Wort angemessen. Angemessen ist eine Unterweisung, die sich auf die Tätigkeit und die Gefährdungen dieses Platzes bezieht. Deshalb lässt sich die Pflichtschulung teilen, aber nicht ersetzen. Der allgemeine Teil, also Meldewege, Fluchtwege, Grundregeln und rechtlicher Rahmen, ist für alle gleich und läuft als Video besser, weil ihn jeder in seiner Sprache und in seinem Tempo sehen kann. Der Teil an der Maschine, am Gefahrstoff und in der Schicht bleibt vor Ort, mit Rückfragen und mit der Prüfung, ob es angekommen ist.

Was der Bestand dieser Seite falsch versprach

Er versprach rechtliche Sicherheit durch lückenlose und nachweisbare Schulungen. Nachweisbar ist damit der Abruf, nicht die Wirksamkeit. Nach einem Unfall fragt die Aufsicht nach dem Bezug zur Tätigkeit und nach der Erfolgskontrolle. Ein Haus, das die Präsenzunterweisung durch ein Lernmodul ersetzt hat, steht dann schlechter da als vorher, und der Betriebsleiter trägt die Folgen persönlich.

Mitbestimmung und Einwilligung

Zwei Beteiligungsrechte und eine Einwilligung, die im Arbeitsverhältnis genauer geprüft wird.

Sobald die Videos in einem Lernsystem liegen, das je Person festhält, wer wann was abgeschlossen hat, ist eine technische Einrichtung im Spiel, die zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist. Nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG genügt die Eignung, eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich. Die Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen unterliegt zusätzlich Paragraf 98 BetrVG, und über die geplanten Verfahren ist der Betriebsrat nach Paragraf 90 zu unterrichten.

Aus der Praxis heraus ist die Reihenfolge wichtiger als der Umfang. Wer die Beteiligung vor der ersten Aufnahme sucht, verhandelt über Zweck, Auswertung und Aufbewahrung und bekommt in der Regel eine Regelung. Wer sie sucht, wenn vierzig Videos fertig sind und das Lernsystem läuft, verhandelt über ein vollendetes Vorhaben und riskiert, dass die Auswertung untersagt wird.

Die zweite Frage betrifft die Person vor der Kamera. Ihre Einwilligung umfasst Bildnis und Stimme, ist zweckgebunden und widerruflich. Paragraf 26 Absatz 2 BDSG verlangt, die Freiwilligkeit anhand der Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis zu beurteilen, und das trifft die Sicherheitsfachkraft ebenso wie die Personalleitung. Schriftform, benannter Zweck, benannte Dauer und eine Regelung für das Ende des Arbeitsverhältnisses gehören deshalb in die Vereinbarung, bevor aufgenommen wird.

• Zweck: welche Inhalte, welche Kanäle, welche Sprachen.
• Dauer: bis wann, und was bei Rechtsänderungen mit dem Material geschieht.
• Widerruf: Frist, Folgen, wer ersetzt.
• Ende des Arbeitsverhältnisses: Weiterverwendung nur mit ausdrücklicher Regelung.
• Kennzeichnung: dass die Fassungen künstlich erzeugt sind, wird offengelegt.

Beide Wege, die Beteiligung des Betriebsrats und die Einwilligung der gezeigten Person, laufen vor dem ersten Aufnahmetermin und nicht danach. Wie sie sich in den übrigen Ablauf einfügen, von der ersten Anfrage bis zur fachlichen Freigabe, steht unter KI-Avatare für Unternehmen erstellen lassen. Im Personalbereich ist diese Reihenfolge strenger als anderswo, weil hier zwei Beteiligungsrechte zusammenkommen.

Die Rechnung an einem Betrieb mit 900 Beschäftigten

Zwei Pflichtthemen, drei Standorte, und der Posten, den fast niemand rechnet.

Die folgende Aufstellung steht für einen Betrieb mit rund 900 Beschäftigten an drei Standorten, davon etwa ein Drittel in der Produktion und mit vier Sprachgruppen. Zwei Pflichtthemen im Jahr, Datenschutz und Arbeitssicherheit. Die Ausgangswerte sind erfunden und stehen offen.

Was in dieser Rechnung nicht steht

Fluktuation, Zufriedenheit und die Zeit bis zur vollen Leistung. Der Bestand dieser Seite rechnete mit 30 gesparten Stunden je Quartal für den Personalleiter. Solche Stunden lassen sich nur dann in Geld verwandeln, wenn die freie Zeit nachweislich auf eine andere bezahlte Aufgabe wandert. In einer Personalabteilung mit unbesetzten Stellen geschieht das nicht.

Woran sich der Effekt ablesen lässt

Fünf Größen, die im Personalbereich ohnehin vorliegen, und zwei, die man sich sparen sollte.

Zwei Größen sollte man sich sparen. Die Fluktuation hängt an Vergütung, Führung, Arbeitszeit und Arbeitsmarkt, und keine dieser Größen hält während der Umstellung still. Die Zufriedenheit neuer Beschäftigter ist erhebbar und interessant, aber sie ist eine Rückfrage und keine Kennzahl für einen Beschluss. Fragen Sie danach, ohne sie zum Ziel zu machen.

Was in solchen Vorhaben schiefgeht

Vier Schwierigkeiten, die im Personalbereich regelmäßig auftreten.

Die Präsenz wird gestrichen, weil das Video vollständiger ist

Und das stimmt sogar: Ein Video lässt keinen Punkt aus, eine Unterweisung vor der Schicht schon. Der Fehler liegt daran, dass Vollständigkeit nicht das Kriterium ist. Verlangt ist der Bezug zur Tätigkeit. Wer die dreißig Minuten in der Schicht streicht, hat eine bessere Schulung und keine wirksame Unterweisung mehr.

Das Lernsystem wird zur Leistungsübersicht

Aus Abschlussquoten je Person werden Listen je Abteilung, aus Listen werden Gespräche. Spätestens dort ist die Grenze überschritten, die eine Betriebsvereinbarung hätte ziehen sollen. Wer vorher festlegt, welche Auswertungen zulässig sind und wer sie sehen darf, verliert nichts und bekommt Ruhe im Betrieb.

Die Sprachfassungen sind übersetzt, aber nicht geprüft

Eine sprachlich einwandfreie Fassung, die eine Sicherheitsregel verdreht, ist gefährlicher als keine Fassung. Im Arbeitsschutz gehört jede Sprache von einer Person geprüft, die fachlich und sprachlich zu Hause ist. Das ist der Grund, aus dem die Zahl der Sprachen eine Entscheidung bleibt und keine Einstellung.

Das Gesicht gehört der Person, nicht der Rolle

Wenn die Personalleitung wechselt, sind Willkommensvideos, Schulungsmaterial und Kulturbotschaften auf einmal von einer Person, die nicht mehr da ist. Der Widerruf der Einwilligung braucht keine Begründung. Wiederkehrende Inhalte gehören deshalb an eine Rolle gebunden, deren Besetzung wechseln kann, ohne dass das Material fällt.

Wie Sie das für Ihr Haus nachrechnen

Vier Zahlen aus dem eigenen Betrieb und zwei Gespräche, die vorher gehören.

1. Zählen Sie die Pflichttermine des letzten Jahres und darin die Nachholtermine mit weniger als acht Teilnehmenden. Das ist Ihr größter Posten.
2. Rechnen Sie die Stunden zusammen, die Sicherheitsfachkraft und Personalbereich dafür aufgewendet haben, inklusive Wegzeit zwischen den Standorten.
3. Ziehen Sie die Honorare externer Referenten des letzten Jahres.
4. Legen Sie fest, welcher Anteil der Unterweisung allgemein ist und welcher am Arbeitsplatz bleibt. Nur der erste Teil ist adressierbar.
5. Sprechen Sie mit dem Betriebsrat, bevor aufgenommen wird, und klären Sie die Einwilligung der Person vor der Kamera schriftlich.

Wenn Sie diese Zahlen zusammenhaben, gehen wir sie in dreißig Minuten gemeinsam durch und setzen sie in die Aufstellung weiter oben ein. Wenn die Rechnung bei Ihnen erst nach zwei Jahren aufgeht, sagen wir das im selben Gespräch.

Häufige Fragen zu Avataren im Personalbereich