KI-Avatare für Unternehmen erstellen lassen, und wer im Haus vorher zustimmt

Wer im Haus zustimmen muss, bevor die Kamera aufgebaut wird

Fünf Rollen, und drei von ihnen können den Vorgang anhalten.

Ein Avatarvorhaben wird selten abgelehnt. Es bleibt liegen, weil eine Zustimmung fehlt, die niemand eingeholt hat. Wer beschafft, hat es deshalb mit fünf Rollen zu tun, die in kleineren Häusern auf drei Personen entfallen können. Die Reihenfolge, in der Sie diese Rollen ansprechen, verkürzt oder verlängert den Weg bis zur Unterschrift um Wochen.

Zwei dieser Rollen tragen die Seite. Die erste ist eine Geschäftsführung in einem Haus mit 400 Mitarbeitenden. Sie hat entschieden, dass die Quartalsansprache künftig in vier Sprachen erscheint, statt an vier Standorten wiederholt zu werden. Vor ihr liegt ein Vertrag mit Anlagen, und sie kann nicht beurteilen, was sie damit zusagt. Was sie aufhält, ist die Sorge, ein Papier zu unterschreiben, das ihr in zwei Jahren vorgehalten wird. Ihr Maßstab für Erfolg ist eine Unterschrift, die nicht nachverhandelt werden muss, und eine erste Serie im laufenden Quartal.

Die zweite Rolle ist die Datenschutzbeauftragte. Sie kann den Vorgang anhalten, und sie wird es tun, sobald Unterlagen fehlen. Was sie will, ist keine Verhinderung, sondern eine Freigabe, die sie in einer Prüfung vertreten kann. Was sie aufhält, sind Angebote ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und Auskünfte über den Verarbeitungsort, die sich auf die Ablage beschränken. Ihr Maßstab ist ein vollständiger Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, den sie ohne Rückfragen an die Fachabteilung schreiben kann.

Behandeln Sie den Datenschutz nicht als letzte Station, sondern als erste. Eine Prüfung nach der Aufnahme kostet die Aufnahme.

Die Reihenfolge der Unterlagen, und warum sie keine Formsache ist

Sechs Papiere, von denen jedes das vorige voraussetzt.

Die Unterlagen einer Beschaffung sehen nach einem Stapel aus, der sich in beliebiger Folge abarbeiten lässt. Das täuscht. Jedes dieser Papiere braucht eine Angabe aus dem vorherigen, und wer die Folge umstellt, schreibt zwei davon zweimal. Am häufigsten passiert das mit der Einwilligung, die ohne einen festgelegten Zweck nicht formuliert werden kann.

Diese Folge kostet Zeit, und die Zeit liegt vor dem ersten sichtbaren Ergebnis. Planen Sie vier bis sechs Wochen von der ersten Anfrage bis zur Unterschrift ein, wenn Ihr Betriebsrat monatlich tagt und die Rechtsprüfung im Haus stattfindet. Das ist eine Planungsannahme aus Vorhaben dieser Art und keine Zusage. Der Tausch dahinter gehört benannt, weil er unangenehm ist. Sie geben vier bis sechs Wochen aus, in denen nichts zu sehen ist, und bekommen dafür eine Verhandlung, die Sie führen, solange noch keine Aufnahme existiert. Wer die Wochen spart, verhandelt Rechte und Löschfristen später, wenn das Material bereits im System des Anbieters liegt.

Was Artikel 4 der KI-Verordnung von Ihrem Haus verlangt

Eine Frage taucht in jeder Freigaberunde auf, meist von der Personalabteilung. Ob die Beschäftigten geschult werden müssen und ob es dafür Bescheinigungen braucht. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt von Betreibern Maßnahmen, mit denen sie die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Der durch die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 angefügte Schlusssatz stellt klar, dass daraus keine Pflicht folgt, für einzelne Personen ein bestimmtes Kompetenzniveau zuzusichern. Es gibt also keinen Nachweis je Person, und wer einen anbietet, verkauft etwas, das die Vorschrift nicht fordert. Für die Beschaffung genügt eine Unterweisung der Bearbeitenden mit Datum und Teilnehmerkreis, dazu eine Regel, wer Videos freigibt.

Die Rechtsgrundlage, die Ihre Datenschutzbeauftragte sehen will

Einwilligung, Bildrecht und die Frage nach dem Verarbeitungsort.

Gesicht und Stimme einer Person sind personenbezogene Daten, und ihre Verarbeitung braucht eine Grundlage. Im Avatarvorhaben ist das die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung. Ein berechtigtes Interesse trägt hier nicht, weil die Person erkennbar bleibt und die Verwendung über den Arbeitszweck hinausgeht. Daneben steht das Recht am eigenen Bild aus Paragraf 22 des Kunsturhebergesetzes, das für die Verbreitung eine Einwilligung verlangt.

Paragraf 23 des Kunsturhebergesetzes kennt Ausnahmen, etwa für Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte oder für Personen als Beiwerk einer Landschaft. Auf ein Avatarmodell passt keine dieser Ausnahmen, weil die Person gerade wegen ihrer Person gezeigt wird. Wer in einem Angebot liest, eine Einwilligung sei bei internen Videos verzichtbar, sollte diese Auskunft schriftlich verlangen und dann selbst entscheiden.

Ein zweiter Punkt gehört in dasselbe Gespräch, und er wird oft übersprungen. Ein Modell aus Gesicht und Stimme kann biometrische Daten enthalten. Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung erfasst solche Daten, wenn sie zur eindeutigen Identifizierung einer Person verarbeitet werden. Ein Avatar dient der Darstellung und nicht der Identifizierung, weshalb die Einordnung umstritten ist. Viele Häuser holen deshalb vorsorglich die ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a ein. Das kostet eine Zeile im Formular und erspart eine Diskussion, deren Ausgang niemand kennt.

Die sechs Angaben, ohne die eine Einwilligung nicht trägt, und der Widerruf samt seinen Folgen stehen ausführlich auf der Seite zum Avatar von der eigenen Person. Für die Beschaffung genügt eine Regel: Der Text der Einwilligung wird vom Datenschutz geprüft, bevor die Person gefragt wird, und nicht danach.

Mitbestimmung, und ab welcher Ausbaustufe sie greift

Nicht das Video löst sie aus, sondern die Erfassung.

Beim Betriebsrat wird häufig entweder zu viel oder zu wenig gefragt. Zu viel, wenn ein einzelnes Video im Intranet zum mitbestimmten System erklärt wird. Zu wenig, wenn ein Lernpfad mit Abschlussvermerk ohne Beteiligung ausgerollt wird. Die Vorschrift, um die es geht, ist Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes. Sie knüpft an die Einführung technischer Einrichtungen an, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen.

Entscheidend ist dabei nicht Ihre Absicht, sondern wozu die Einrichtung objektiv taugt. Ein System, das je Person speichert, wann sie welches Video abgeschlossen hat, taugt zur Leistungskontrolle, auch wenn niemand vorhat, diese Daten anzusehen. Die folgende Aufstellung ordnet die drei üblichen Ausbaustufen zu.

Für den Zeitplan folgt daraus eine einfache Regel. Bringen Sie den Entwurf einer Vereinbarung zur ersten Sitzung mit, statt dort um einen Termin für den Entwurf zu bitten. Ein Gremium beschließt selten in derselben Sitzung, in der es eine Sache zuerst sieht, und jede weitere Runde kostet einen Monat. Wer den Betriebsrat erst nach der Aufnahme einbezieht, riskiert außerdem etwas, das sich nicht reparieren lässt: Die aufgenommene Person steht dann zwischen Gremium und Geschäftsführung.

Welche Anwendungsfälle im Personalbereich sich rechnen und welche der Arbeitsschutz nicht zulässt, steht auf der Seite zu KI-Avataren im Personalwesen. Diese Seite bleibt bei der Beschaffung und beschreibt keine Anwendungsfälle.

Gesicht und Stimme, und was beim Weggang zurückkommt

Vier Gegenstände, über die getrennt verfügt wird.

Die Frage, wem der Avatar gehört, führt in der Beschaffung regelmäßig in eine Sackgasse, weil sie vier verschiedene Gegenstände in einen Topf wirft. Über Rohaufnahme, Modell, Stimmprofil und fertige Videos wird getrennt verfügt, und jeder Gegenstand hat eine eigene Regel für den Tag, an dem die gezeigte Person das Haus verlässt.

Damit die dritte Spalte im Ernstfall funktioniert, braucht es eine Liste, die beim Veröffentlichen entsteht. Sie hält fest, welches Video auf welcher Seite, in welchem Lernsystem und in welchem Angebotsanhang liegt. Diese Liste kostet wenige Minuten je Video, wenn sie mitläuft, und mehrere Tage, wenn sie unter Zeitdruck nachgezogen werden muss. Der Fall tritt selten ein und dann mit Frist.

Für die Beschaffung folgt daraus eine Zusage, die vor der Aufnahme schriftlich vorliegen sollte. Der Dienstleister sperrt Modell und Stimme auf Zuruf, innerhalb einer benannten Frist, und bestätigt die Sperrung. Was darüber hinaus in den Vertrag gehört, etwa Nutzungsrechte ohne Zweckbindung und das Verbot der Verwendung für andere Kunden, steht auf der Seite zur Zusammenarbeit mit einer Avatar-Agentur. Die Prüfliste für die Auswahl eines Anbieters steht in den Kriterien zur Agenturauswahl.

Wann Sie diese Beschaffung nicht beginnen sollten

Fünf Lagen, in denen der Aufwand den Nutzen übersteigt.

Eine Beschaffung dieser Art bindet in Ihrem Haus mehr Zeit als die Produktion selbst. Deshalb lohnt der Blick auf die Fälle, in denen die Antwort Nein lautet. Sie sind häufiger, als es ein Anbieter gern sagt, und sie lassen sich vor dem ersten Gespräch erkennen.

1. Der Inhalt ändert sich monatlich. Wo Preise, Produktstände oder Vorschriften laufend wechseln, wird die Pflege zum Hauptposten, und ein geschriebener Text im Intranet ist das ruhigere Mittel.
2. Es geht um ein einziges Video. Für einen Anlass ohne Wiederholung trägt die Beschaffung nicht, weil die Unterlagen bei einem Video denselben Aufwand kosten wie bei fünfzig.
3. Der Anlass verlangt Anteilnahme. Kündigungen, Todesfälle, Rückrufe und Krisenlagen spricht ein Mensch, und zwar auch dann, wenn die Technik ein sauberes Ergebnis liefern würde.
4. Die gezeigte Person kann nicht frei entscheiden. Wenn die Aufnahme angeordnet wird, ist die Einwilligung angreifbar, und Sie bauen ein Vorhaben auf eine Grundlage, die jederzeit wegbrechen kann.
5. Es gibt keine zuständige Person für den Betrieb. Ohne benanntes Stundenbudget für Pflege und Fundstellenliste veraltet die Serie innerhalb eines Jahres, und die Investition ist verbraucht.

Zu diesen fünf Lagen kommt eine sechste, die schwerer zu erkennen ist. Manchmal wird ein Avatar beschafft, weil ein Prozess im Haus nicht funktioniert und niemand ihn anfassen will. Eine Einarbeitung, die ohne Ansprechpartner stattfindet, wird mit einem Video nicht besser, sondern sichtbarer. In diesen Fällen ist der Verzicht die günstigere Entscheidung, und wir sagen das auch dann, wenn daraus kein Auftrag wird.

Welche Anwendungsfälle sich rechnen und welche sich rechtlich sperren, steht auf der Seite zu KI-Avataren im Unternehmen. Die Gegenüberstellung von beauftragter Produktion und Eigenbau samt Kosten steht im Vergleich Agentur gegen Eigenbau.

Von der Abnahme in den Betrieb

Was übergeben wird, und wer danach zuständig ist.

Die Abnahme wird meist am ersten fertigen Video festgemacht. Das ist zu wenig, weil ein Video allein niemanden in die Lage versetzt, das zweite zu erzeugen. Abgenommen wird eine Arbeitsfähigkeit, und die besteht aus fünf Übergaben. Sie gehören mit Namen und Datum in ein Protokoll, weil sonst der Dienstleister weiter macht, was Ihr Haus können sollte.

Zur vierten Zeile eine Bemerkung, weil sie in Zeitplänen fehlt. Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt, dass künstlich erzeugte Bild- und Tonaufnahmen als solche erkennbar sind, und diese Pflicht gilt nach Artikel 113 seit dem 2. August 2026. Verpflichtet ist Ihr Haus als das veröffentlichende. Ein Zeichen, das ein Werkzeug in das Bild setzt, hilft und genügt nicht, weil es beim Schneiden verloren geht. Tragfähig ist ein festgelegter Wortlaut je Kanal, der mit der Veröffentlichung gesetzt wird.

Nächste Schritte

Wohin es von hier weitergeht.

Wenn die Rollen in Ihrem Haus verteilt sind, ist der nächste Schritt die Leistungsbeschreibung, und dafür brauchen Sie eine Vorstellung vom Ablauf der Produktion. Er steht mit Aufwand und Dauer auf der Seite zum KI-Avatar Schritt für Schritt. Was ein Einstieg umfasst und was laufend anfällt, steht auf der Seite zu Preisen und Kosten.

Wer zuerst klären will, ob sich der Aufwand überhaupt trägt, findet die Grenzen des Formats in den Vorteilen und Grenzen von KI-Video-Avataren. Was wir selbst übernehmen und zu welchen Bedingungen, steht auf der Agenturseite.

Häufige Fragen zur Beschaffung eines KI-Avatars