KI-Avatare in der Praxis im Unternehmen: Bergmann AG bewältigt kulturellen Wandel und digitale Transformation mit KI-Avataren

Case Study: Bergmann AG bewältigt kulturellen Wandel und digitale Transformation mit KI-Avataren

Über das Unternehmen

Die Bergmann AG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen im Bereich industrielle Automatisierungstechnik mit Hauptsitz in Stuttgart und 580 Mitarbeitern an drei Standorten in Deutschland sowie einer Tochtergesellschaft in Polen. Das 1973 gegründete Familienunternehmen durchläuft seit zwei Jahren eine umfassende digitale Transformation und den Wandel von einem klassischen Komponentenhersteller zu einem Anbieter von vernetzten Industrie-4.0-Lösungen.
Dieser tiefgreifende Veränderungsprozess umfasst nicht nur die Neuausrichtung des Geschäftsmodells und Produktportfolios, sondern auch die damit verbundene notwendige kulturelle Transformation des Unternehmens. Mit der Übernahme der Geschäftsführung durch die Tochter des Firmengründers sowie einer strategischen Neuausrichtung stand die Bergmann AG vor der Herausforderung, einen Change-Prozess zu gestalten, der alle Mitarbeiter mitnimmt.

Die Herausforderungen

Die Bergmann AG stand vor fünf zentralen Herausforderungen:

• Kulturelle Transformation: Die Umwandlung von einer traditionellen Ingenieurskultur hin zu einer agilen, kundenorientierten Innovationskultur erforderte ein neues Mindset.
• Change-Widerstand: Etwa 35% der Belegschaft, besonders langjährige Mitarbeiter, zeigten deutliche Vorbehalte gegenüber den Veränderungen.
• Kommunikationslücken: Die neue Vision und Strategie wurde von vielen Mitarbeitern nicht vollständig verstanden oder geteilt.
• Hohe Fluktuation: Die Unsicherheit während der Transformation führte zu einer Verdoppelung der Fluktuationsrate auf 12%.
• Inkonsistente Onboarding-Erfahrung: Neue Mitarbeiter wurden uneinheitlich eingearbeitet, was zu unterschiedlichen Interpretationen der Unternehmensziele führte.

Die neue Geschäftsführerin Dr. Katharina Berger beschreibt die Situation: „Wir befanden uns in einem klassischen Transformationsdilemma: Einerseits mussten wir uns als Unternehmen neu erfinden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Andererseits drohten wir dabei, einen Teil unserer Mitarbeiter und damit auch wertvolles Know-how zu verlieren. Die größte Herausforderung war, alle mitzunehmen und gleichzeitig das Tempo der Veränderung hochzuhalten.“

Die Lösung: KI-Avatare als strategisches Change-Management-Tool

Nach intensiver Evaluation verschiedener Optionen entschied sich die Bergmann AG für den Einsatz von KI-Avataren als zentralen Baustein ihrer Transformationsstrategie. In Zusammenarbeit mit AIidentical wurden fünf strategische Anwendungsfälle implementiert:

1. CEO-Kommunikation und Visionsvermittlung
Dr. Katharina Berger wurde als KI-Avatar trainiert, um ihre Vision, Strategie und wichtige Unternehmensentscheidungen regelmäßig und konsistent an alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Ihr digitaler Zwilling produziert wöchentliche Update-Videos und beantwortet häufig gestellte Fragen zur Transformation.

2. Change-Management und Transformationskommunikation
Der Leiter des Transformationsprogramms, Markus Schmidt, wurde als KI-Avatar eingesetzt, um kontinuierlich den Fortschritt der Transformation zu kommunizieren, kommende Veränderungen anzukündigen und Erfolgsgeschichten zu teilen. Der Avatar schafft Transparenz über den Transformationsprozess und reduziert Unsicherheiten.

3. Unternehmenskultur und Wertevermittlung
Die Personalleitung und der Betriebsratsvorsitzende wurden gemeinsam als KI-Avatare eingesetzt, um die neuen Unternehmenswerte zu vermitteln und kulturelle Veränderungen zu erklären. Die Avatare veranschaulichen durch Beispiele und Geschichten, wie die neuen Werte im Arbeitsalltag gelebt werden können.
4. Corporate Influencer Programm
Sechs Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen wurden als KI-Avatare trainiert, um ihre Perspektiven und Erfahrungen mit der Transformation zu teilen. Diese internen Influencer unterstützen den Change-Prozess durch authentische Geschichten und fungieren als Vorbilder für den kulturellen Wandel.
5. Strukturiertes Onboarding-Programm
Der Leiter der Personalentwicklung und ein erfahrener Mentor wurden als KI-Avatare eingesetzt, um ein konsistentes Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter zu schaffen. Die Avatare führen durch einen strukturierten Einarbeitungsprozess, vermitteln Unternehmenswerte und erklären die Transformationsstrategie.

Der Implementierungsprozess

Die Implementierung erfolgte in einem sorgfältig orchestrierten Prozess über sechs Monate:
Phase 1: Strategische Planung und Stakeholder-Engagement (6 Wochen)

• Entwicklung einer umfassenden Change-Kommunikationsstrategie
• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und der Führungskräfte
• Offene Kommunikation über Ziele und Einsatz der KI-Avatare

Phase 2: Auswahl und Vorbereitung der Avatar-Persönlichkeiten (4 Wochen)

• Sorgfältige Auswahl von respektierten, glaubwürdigen Mitarbeitern
• Vorbereitung der ausgewählten Personen auf ihre Rolle als digitale Zwillinge
• Entwicklung authentischer Kommunikationsstile und Botschaften

Phase 3: Content-Entwicklung und Avatar-Kreation (8 Wochen)

• Erstellung einer Content-Roadmap für alle Change-Kommunikationsphasen
• Aufnahme der Referenzvideos mit den ausgewählten Mitarbeitern
• Training der KI-Avatare mit unternehmensspezifischen Inhalten und Werten

Phase 4: Pilotierung und Feedback (5 Wochen)

• Gezielte Einführung mit ausgewählten Pilotgruppen
• Sammlung und Einarbeitung von Feedback aus allen Hierarchieebenen
• Anpassungen basierend auf Mitarbeiterrückmeldungen

Phase 5: Vollständige Integration und kontinuierliche Verbesserung (8 Wochen)

• Schrittweise Einführung in allen Abteilungen und Standorten
• Etablierung eines regelmäßigen Feedback-Prozesses
• Kontinuierliche Anpassung und Erweiterung der Inhalte

Transformationsleiter Markus Schmidt berichtet: „Anfänglich gab es Bedenken, ob KI-Avatare die richtige Lösung für eine so persönliche Angelegenheit wie einen kulturellen Wandel sein könnten. Wir haben bewusst sehr transparent über den Prozess kommuniziert und die KI-Avatare als Unterstützung, nicht als Ersatz für persönliche Führung positioniert. Das war entscheidend für die Akzeptanz.“

Messbare Ergebnisse

Nach einem Jahr zeigten sich bei der Bergmann AG bemerkenswerte Ergebnisse:
CEO-Kommunikation:

• 94% der Mitarbeiter bestätigten, die Unternehmensvision nun klar zu verstehen (vorher: 48%)
• 80% höhere Beteiligung an CEO-Kommunikationsformaten
• 73% der Mitarbeiter fühlten sich besser über Unternehmensentscheidungen informiert
• 65% Zeitersparnis für die Geschäftsführerin bei der Kommunikation wichtiger Updates

Change-Management:

• Widerstand gegen die Transformation sank von 35% auf 12% der Belegschaft
• 78% der Mitarbeiter fühlten sich gut über den Transformationsfortschritt informiert
• 68% besseres Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderungen
• 52% höhere Beteiligung an Change-Initiativen

Unternehmenskultur:

• 83% der Mitarbeiter konnten die neuen Unternehmenswerte nennen und erklären (vorher: 31%)
• 72% der Mitarbeiter gaben an, die Werte in ihrem Arbeitsalltag aktiv umzusetzen
• 58% Steigerung bei der Selbstidentifikation mit der neuen Unternehmenskultur
• 45% mehr kulturspezifische Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern

Corporate Influencer Programm:

• 86% der Mitarbeiter verfolgten regelmäßig die Beiträge der internen Influencer
• 70% höhere Engagement-Rate bei Inhalten zum Transformationsprozess
• 63% der Mitarbeiter gaben an, durch die Influencer-Beiträge ihre Einstellung zur Transformation positiv verändert zu haben
• 55% mehr freiwillige Meldungen für Change-Initiative-Teams

Onboarding-Programm:

• 92% Zufriedenheitsrate bei neuen Mitarbeitern mit dem Onboarding-Prozess (vorher: 61%)
• 75% schnellere Produktivität neuer Mitarbeiter durch strukturiertes Onboarding
• 60% besseres Verständnis der Unternehmenswerte bei neuen Mitarbeitern
• 42% höhere Bindungsrate neuer Mitarbeiter nach der Probezeit

Gesamtbusiness-Impact:

• Senkung der Fluktuationsrate von 12% auf 7% innerhalb eines Jahres
• Mitarbeiterzufriedenheit stieg von 68% auf 81% (gemessen durch Employee Net Promoter Score)
• 23% Produktivitätssteigerung in transformierten Abteilungen
• ROI von 315% für das KI-Avatar-Programm innerhalb von 12 Monaten

Geschäftsführerin Dr. Katharina Berger reflektiert: „Die KI-Avatare haben sich als entscheidender Erfolgsfaktor für unsere Transformation erwiesen. Der größte Vorteil war die Konsistenz und Reichweite der Kommunikation. Jeder Mitarbeiter – egal ob in der Produktion, im Büro oder im Außendienst – erhielt die gleichen Informationen und Botschaften. Das hat ein gemeinsames Verständnis geschaffen und uns als Organisation zusammengebracht.“

Herausforderungen und Lösungen

Während der Implementierung traten einige zentrale Herausforderungen auf:

Herausforderung 1: Authentizitätsbedenken
Einige Mitarbeiter äußerten Bedenken, dass die KI-Avatare die Authentizität der Kommunikation verringern könnten. Die Lösung lag in transparenter Kommunikation über den Erstellungsprozess der Avatar-Inhalte und der konsequenten Beteiligung der realen Personen bei der Skripterstellung.

Herausforderung 2: Balance zwischen Konsistenz und Flexibilität
Die Veränderungsgeschwindigkeit erforderte ständige Anpassungen der Avatar-Inhalte. Ein agiles Content-Team mit wöchentlichen Update-Zyklen und klaren Freigabeprozessen sorgte für die nötige Flexibilität.

Herausforderung 3: Generationenübergreifende Akzeptanz
Bei älteren Mitarbeitern stieß die Technologie anfangs auf Skepsis. Durch gezielte Schulungen, Peer-Support und die Integration in vertraute Kommunikationskanäle konnte die Akzeptanz deutlich gesteigert werden.

Herausforderung 4: Messung der Wirkung
Die Wirkung der KI-Avatare auf den kulturellen Wandel war zunächst schwer zu quantifizieren. Ein speziell entwickeltes Framework mit regelmäßigen Pulse-Checks und qualitativen Interviews machte den Fortschritt messbar.

Ausblick und nächste Schritte

Nach dem erfolgreichen Einsatz der KI-Avatare plant die Bergmann AG weitere Ausbaustufen:

• Standortübergreifende Zusammenarbeit: KI-Avatare lokaler Manager sollen die Zusammenarbeit zwischen den deutschen Standorten und der polnischen Tochtergesellschaft verbessern.
• Innovationsförderung: Ein Avatar des Innovationsmanagers soll innovative Ideen sammeln, strukturieren und weiterentwickeln.
• Mentoring-Programm: Digitale Zwillinge erfahrener Mitarbeiter sollen im Rahmen eines Mentoring-Programms ihr Wissen an die nächste Generation weitergeben.
• Kundenorientierung: KI-Avatare sollen eingesetzt werden, um die stärkere Kundenorientierung im Unternehmen zu fördern und Kundenfeedback zu vermitteln.
• Erweiterung des Corporate Influencer Programms: Die Anzahl der internen Influencer soll auf zwölf Personen erweitert werden, um mehr Perspektiven einzubeziehen.

Personalleiter Dr. Michael Weber erklärt: „Die KI-Avatare haben sich von einem reinen Kommunikationstool zu einem strategischen Instrument für unsere Unternehmenskultur entwickelt. Sie sind zu digitalen Kulturbotschaftern geworden, die kontinuierlich unsere Werte vermitteln und verstärken. Der nächste Schritt ist, diesen Ansatz noch tiefer in unsere täglichen Arbeitsprozesse zu integrieren und auf weitere Bereiche auszudehnen.“

Learnings und Best Practices

Die Erfahrungen bei der Bergmann AG haben zu wertvollen Erkenntnissen geführt:

• Authentizität steht an erster Stelle: Die sorgfältige Auswahl respektierter, glaubwürdiger Mitarbeiter als Avatar-Vorlagen war entscheidend für die Akzeptanz.
• Beteiligung statt Überraschung: Die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder, insbesondere des Betriebsrats, hat potenzielle Widerstände minimiert.
• Konsistenz ist der Schlüssel: Die konsistente Vermittlung der gleichen Botschaften über verschiedene Kanäle und Hierarchieebenen hinweg schafft Klarheit und Vertrauen.
• Integration in die Gesamtstrategie: Die KI-Avatare waren Teil einer umfassenden Change-Management-Strategie, nicht eine isolierte technologische Lösung.
• Messen und anpassen: Regelmäßiges Feedback und Wirkungsmessung erlaubten kontinuierliche Verbesserungen und die Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Fazit

Die Implementierung von KI-Avataren bei der Bergmann AG zeigt eindrucksvoll, wie diese Technologie als strategisches Instrument für kulturellen Wandel und Change Management eingesetzt werden kann. In einer Zeit der digitalen Transformation hat das Unternehmen genau diese Technologie genutzt, um den Veränderungsprozess selbst zu unterstützen und zu beschleunigen.

Der Schlüssel zum Erfolg lag in der strategischen Auswahl der Anwendungsfälle, der sorgfältigen Implementierung und der kontinuierlichen Anpassung an die Bedürfnisse der Organisation. Die KI-Avatare haben nicht nur die Effizienz der Kommunikation verbessert, sondern auch maßgeblich zur Schaffung einer gemeinsamen Vision und Kultur beigetragen.

Besonders in Zeiten organisatorischer Veränderungen, wenn konsistente Kommunikation und kulturelle Kohärenz entscheidend sind, bieten KI-Avatare ein wirksames Instrument, um Mitarbeiter auf allen Ebenen einzubinden und mitzunehmen.

„Die digitale Transformation ist nur erfolgreich, wenn sie von einer kulturellen Transformation begleitet wird. Mit unseren KI-Avataren haben wir ein Instrument gefunden, das genau diese kulturelle Dimension unterstützt. Sie haben uns geholfen, eine gemeinsame Sprache zu finden und eine Brücke zu bauen zwischen unserer traditionellen Ingenieurskultur und der agilen, kundenorientierten Zukunft, die wir anstreben.“
– Dr. Katharina Berger, Geschäftsführerin Die Bergmann AG

Diese Case Study wurde anhand realer Zahlen, Branchenkenntnisse und typischer Problemstellungen in der Branche entwickelt. Obwohl sie auf fundierten Fakten und realistischen Szenarien basiert, handelt es sich um eine fiktive Darstellung. Das beschriebene Unternehmen sowie die genannten Personen sind nicht real. Die präsentierten Ergebnisse spiegeln jedoch realistische Potenziale wider, die durch den Einsatz von KI-Avataren in vergleichbaren Szenarien erzielt werden könnten.