KI-Video Avatare in der Stadtverwaltung Stuttgart: 10 digitale Lösungen für eine bürgernahe Verwaltung

Stellen Sie sich vor: Keine Warteschlangen mehr im Bürgerbüro, mehrsprachige Beratung zu jeder Tageszeit und Behördengänge, die endlich reibungslos funktionieren. Mit KI-gestützten Video-Avataren steht Stuttgart vor einem Quantensprung in der Verwaltungsmodernisierung – maßgeschneidert für die Herausforderungen einer internationalen Großstadt im digitalen Zeitalter.

KI-gestützte Video-Avatare: 10 priorisierte Anwendungsfälle für Stuttgart

Die Stadtverwaltung Stuttgart steht vor akuten Herausforderungen in der Bürgerbetreuung – von überlasteten Ämtern mit langen Wartezeiten bis zu Sprachbarrieren und lückenhaften Online-Services. Bürgerinnen und Bürger erwarten heute schnelle, gut erreichbare digitale Bürgerservices, doch trotz erster Digitalisierungsmaßnahmen bleibt viel zu tun.

So zeigen sich Überlastungen etwa in den Bürgerbüros, wo an Spitzentagen keine Wartemarken mehr ausgegeben werden können (Besucheraufkommen zu hoch), oder in der Ausländerbehörde, die mit Personalmangel kämpft und Terminvergaben erheblich verzögert. Gleichzeitig erschwert die internationale Stadtgesellschaft (rund 48 % der Stuttgarter haben Migrationshintergrund) die Kommunikation in Verwaltungsangelegenheiten – mehrsprachige Angebote und einfache Sprache sind gefragt.

Die Stadt Stuttgart reagiert mit einer Digitalstrategie („Digital MoveS – Stuttgart.Gestaltet.Zukunft“) und plant u.a. Videoberatungen sowie Chatbots zur Entlastung der Mitarbeitenden. KI-gestützte Video-Avatare können hier ansetzen: Als digitale Assistenten mit menschlichem Antlitz bieten sie rund um die Uhr Auskunft und Orientierung, ohne zusätzliches Personal zu binden. Im Folgenden eine priorisierte Liste von 10 konkreten Use Cases, in denen KI Video-Avatare kurzfristig Entlastung für die Verwaltung schaffen und Mehrwert für die Bürger bieten könnten:

1. Virtueller Bürgerbüro-Assistent (Bürgerbüros)

Fachbereich/Amt: Bürgerbüros (Einwohnermeldeangelegenheiten in allen Stadtbezirken)

Problem (Verwaltungssicht): Hoher Publikumsandrang und Wartezeiten bei Dienstleistungen wie An- und Ummeldungen, Personalausweis- und Passbeantragung. Zeitweise sind die Bürgerbüros so überlaufen, dass täglich keine neuen Wartemarken mehr vergeben werden können. Trotz Online-Terminvereinbarung und einer Echtzeit-Warteampel zur Verteilung der Besucherströme bleibt das Personal stark ausgelastet. Zudem erfordern viele Anliegen Nachfragen, weil Bürger unvollständige Unterlagen mitbringen oder Verfahrensdetails unklar sind.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein KI-Avatar am virtuellen Infoschalter (z.B. auf der städtischen Website oder als Terminal im Rathaus) könnte erste Fragen rund um Melde- und Ausweisdokumente beantworten und eine Checkliste der erforderlichen Unterlagen bereitstellen – auf Wunsch mehrsprachig. Bürger könnten schon vor dem Behördengang klären, was sie brauchen, Fehlfahrten vermeiden und sich besser vorbereiten. Vor Ort könnte ein Avatar in der Warteschlange informieren („Haben Sie schon Nummer X? Bitte halten Sie Dokument Y bereit.“), was den Ablauf beschleunigt. Insgesamt verkürzt sich die effektive Wartezeit und es werden weniger Folgebesuche nötig, was Frust auf Bürgerseite mindert.

Avatar-Typ: Interaktiv – Bürger können dem Avatar Fragen stellen (mündlich oder per Touch-Auswahl) zu Abläufen, Formularen und notwendigen Dokumenten. Der Avatar reagiert in Echtzeit mit passenden Antworten bzw. Hinweisen (ggf. auch durch Ausspielen kurzer Erklärvideos).

Priorisierung: Sehr hohes Aufkommen und breiter Nutzen. Die Bürgerbüros betreuen alle Einwohnergruppen und gehören zu den meistfrequentierten Stellen der Verwaltung. Lange Wartezeiten und begrenzte Öffnungszeiten (häufig nur vormittags) treffen jeden, der z.B. neu nach Stuttgart zieht oder einen Ausweis braucht. Entlastung in diesem Bereich hätte stadtweit Wirkung, da tausende Vorgänge pro Monat betroffen sind. Zudem bestehen Sprachbarrieren bei Neuzuzüglern – ein mehrsprachiger Avatar bietet hier sofort Hilfe. Die Einführung passt zur Digitalisierungsstrategie der Stadt, die bereits auf Online-Termine und Warteschlangen-Management setzt, und könnte die Servicequalität schnell und sichtbar verbessern.

2. Mehrsprachiger Visa- und Aufenthaltsberater (Ausländerbehörde)

Fachbereich/Amt: Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht (Teil des Amt für öffentliche Ordnung)

Problem (Verwaltungssicht): Überlastete Ausländerbehörde mit Personalengpässen – die Behörde arbeitet „mit Hochdruck“ daran, personelle Lücken zu schließen, doch Termine für Aufenthaltstitel verzögern sich derzeit erheblich. Gleichzeitig ist der Beratungsbedarf hoch: Migrant*innen haben viele Fragen zu Visum, Arbeitserlaubnis, Verlängerungen, Familiennachzug etc. Sprachbarrieren und komplizierte Rechtsbegriffe erschweren die Kommunikation; häufig müssen Mitarbeiter Routinefragen beantworten, während komplexe Fälle warten. Die Öffnungszeiten sind zudem eingeschränkt (idR. nur vormittags), was die Erreichbarkeit für Berufstätige und Auswärtige erschwert.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein KI-Video-Avatar als virtueller Auskunftsbeamter könnte in mehreren Sprachen (Deutsch, Englisch, Arabisch, Ukrainisch etc.) rund um die Uhr FAQs beantworten: etwa welche Unterlagen für einen bestimmten Aufenthaltstitel nötig sind, wie der Ablauf einer Verlängerung ist, oder wie man einen Termin beantragt. Dadurch erhalten Migrant*innen sofort verlässliche Informationen, ohne in telefonischen Warteschleifen zu hängen oder auf knappe Sprechzeiten angewiesen zu sein. Der Avatar kann komplexe Anforderungen in einfacher Sprache erklären und ggf. auf relevante Formulare oder Online-Dienste verlinken. Für die Verwaltung bedeutet dies weniger Grundsatzfragen am Schalter, sodass die knappen Personalressourcen sich auf die Fallbearbeitung konzentrieren können.

Avatar-Typ: Interaktiv – unbedingt nötig für die mehrsprachige FAQ-Beratung. Nutzer wählen zunächst ihre Sprache aus und können dann per Spracherkennung oder Klickfragen stellen („Wie beantrage ich XY?“). Der Avatar antwortet mit synthetischer Stimme und begleitenden visuellen Hinweisen (z.B. zeigt ein Dokument-Muster) passend zur Frage. So entsteht ein Dialog ähnlich einem echten Beratungsgespräch.

Priorisierung: Kritischer Engpass und hohe Dringlichkeit. Die Ausländerbehörde ist ein Brennpunkt: hier treffen steigende Fallzahlen (u.a. durch Zuzug internationaler Fachkräfte und Geflüchtete) auf begrenzte Kapazitäten. Verzögerungen haben ernste Konsequenzen für die Betroffenen (unsichere Aufenthaltssituation). Ein Avatar kann sofort Abhilfe bei Informationsdefiziten schaffen und das Personal spürbar entlasten, da gerade repetitive Auskünfte automatisiert werden. Wegen der Sprachvielfalt der Klientel bietet ein solcher Dienst einen besonders hohen Mehrwert – viele Informationen wären erstmals ohne Sprachhürden zugänglich. Die Stadt Stuttgart mit fast 50 % Bevölkerung mit Migrationshintergrund würde damit einen wichtigen Schritt in Richtung bürgernahe, integrative Verwaltung gehen.

3. Digitaler Ratgeber für Ordnung, Verkehr und Gewerbe (Ordnungsamt)

Fachbereich/Amt: Amt für öffentliche Ordnung (außer Ausländerwesen auch zuständig für Gewerbeanmeldungen, Gaststätten/Veranstaltungen, Straßenverkehr/Parken, Fundsachen, allgemeine Sicherheit und Ordnung)

Problem (Verwaltungssicht): Vielfältige Bürgeranliegen und Regelfragen prasseln auf das Ordnungsamt ein – z.B. Anfragen zu Gewerbeanmeldung, Veranstaltungs- und Sondernutzungsgenehmigungen, Parkerleichterungen für Anwohner oder Schwerbehinderte, Fundbüro-Auskünfte, oder auch Nachfragen zu Bußgeldbescheiden. Diese Bandbreite führt zu hohem Telefon- und Publikumsaufkommen. Viele Anliegen sind standardisiert, binden aber dennoch Mitarbeiterzeit (etwa immer gleiche Erklärungen zu Antragsverfahren oder Rechtsgrundlagen). Hinzu kommt, dass rechtliches Verwaltungsvokabular für Laien oft unverständlich ist – eine Übersetzung in einfache Sprache ist gefragt. Insgesamt besteht Optimierungspotenzial in der Servicequalität und -effizienz, da die Bearbeitung einfacherer Anliegen derzeit die Ressourcen für die komplexeren Fälle schmälert.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein virtueller Ordnungsamts-Ratgeber würde Bürgern rasch Klarheit über Verfahren und Regeln verschaffen. Beispielsweise könnte der Avatar erklären, wie man online ein Gewerbe anmeldet, welche Auflagen für eine Straßenfest-Genehmigung erfüllt sein müssen, oder wie bei einem erhaltenen Knöllchen vorzugehen ist (Zahlung, Widerspruch etc.). Dadurch sparen sich Bürger lange Recherchen in Verwaltungstexten oder das persönliche Erscheinen nur für Auskünfte. Der Avatar übersetzt Verwaltungsschritte in verständliche Worte und kann direkt auf digitale Formulare oder Termine verweisen. Für die Verwaltung reduziert sich das Anruf- und Beratungsvolumen deutlich – Mitarbeiter würden seltener mit Routinefragen befasst und könnten sich auf die Bearbeitung der eingehenden Anträge konzentrieren.

Avatar-Typ: Interaktiv – wegen der thematischen Vielfalt sollten Nutzer gezielt auswählen können, zu welchem Bereich sie Hilfe brauchen (ähnlich einem Menü: „Gewerbe“, „Veranstaltung“, „Verkehr“, „Fundbüro“, „Bußgeld“ etc.). Der Avatar beantwortet dann konkret z.B. „Welche Unterlagen benötige ich für eine Gewerbeanmeldung?“ oder „Wann brauche ich eine Sondergenehmigung zum Parken?“. Eine kontextsensitive Dialogführung ist ideal, um auf Detailfragen einzugehen. Zudem kann der Avatar fallbezogen entscheiden, ob er Info gibt oder auf einen Online-Service weiterleitet (etwa zum Serviceportal Baden-Württemberg für Anträge).

Priorisierung: Hohe Entlastung bei Querbeet-Themen. Das Ordnungsamt deckt viele Alltagsanliegen der Bürger ab – von der Anmeldung eines Geschäfts bis zum Alltagsärgernis Falschparker. Gerade weil die Themen so unterschiedlich sind, ist der Informationsbedarf groß. Ein Avatar, der hier als erster Ansprechpartner dient, kann das Amt erheblich entlasten. Außerdem werden Rechtsvorschriften bürgernah vermittelt, was Akzeptanz und Compliance fördert (Bürger verstehen besser, was von ihnen verlangt wird). Dieser Use Case ist priorisiert, da er gleich mehrere überlastete Prozesse (z.B. Gewerbe- und Parkerlaubnisse) adressiert und eine spürbare Serviceverbesserung für unterschiedlichste Zielgruppen bringt. Er knüpft an bereits laufende Digitalisierungsmaßnahmen an – Stuttgart baut Online-Dienste z.B. für Parkerleichterungen und Gewerbe kontinuierlich aus – und könnte diese durch einen intelligenten „Vorlager“ ergänzen.

4. Avatar als 24/7-Bürgerservicestelle (Servicecenter/Telefon 115)

Fachbereich/Amt: Zentrales Servicecenter der Stadt (telefonische Behördennummer 115 und allgemeine Auskunftsstelle)

Problem (Verwaltungssicht): Die allgemeine Behördenhotline 115 sowie städtische Servicetelefone werden von Bürgern stark frequentiert für alle möglichen Fragen – von „Wie sind die Öffnungszeiten vom Amt X?“ bis „Wo beantrage ich Y?“. Gerade zu Stoßzeiten führt das zu Warteschleifen und Überlastung im Servicecenter. Nach Dienstschluss erhalten Bürger gar keine telefonische Auskunft mehr. Viele Anfragen sind jedoch wiederkehrende Standardfragen, die ein Avatar ebenso gut beantworten könnte. Zudem ist mündliche Erklärung am Telefon manchmal fehleranfällig – z.B. Adressen oder fremdsprachige Namen buchstabieren. Hier könnte ein visuelles Element helfen. Die Verwaltung sucht insgesamt nach Wegen, Routineauskünfte zu automatisieren, um Ressourcen für besondere Fälle frei zu machen.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein digitaler Avatar auf der städtischen Website, der die Rolle eines „virtuellen Bürgerberaters“ übernimmt, bietet Rund-um-die-Uhr-Auskunft ohne Wartezeit. Bürger könnten einfach abends oder am Wochenende ihre Fragen eintippen oder einsprechen und erhalten sofort eine Antwort, die der Avatar freundlich „persönlich“ übermittelt. Typische Informationen – etwa Kontakt/Öffnungszeiten von Ämtern, Status von Anträgen, benötigte Unterlagen für gängige Anliegen oder Wegweiser durch das Serviceportal – wären so jederzeit abrufbar. Dies entlastet nicht nur die Hotline-Mitarbeitenden, sondern verbessert auch die Erreichbarkeit: Bürger mit dringenden Fragen müssen nicht bis zum nächsten Werktag warten. Auch inklusiv bietet es Vorteile: Menschen mit Hörbeeinträchtigung könnten den Avatar mit Gebärdensprach-Video (Avatar mit Gebärden) nutzen, und Fremdsprachige könnten auf Englisch umschalten – am Telefon 115 ist beides schwierig. Avatar-Typ: Interaktiv – im Prinzip ein Chatbot mit Gesicht. Der Avatar würde einen großen FAQ-Pool abdecken und ggf. an menschliche Stellen verweisen, wenn eine Frage zu komplex wird. Die Interaktion kann sprach- oder textbasiert sein, je nach Nutzervorliebe. Wichtig ist die Integration mit städtischen Datensystemen, damit z.B. Auskünfte zu Bearbeitungsständen oder individuellen Anliegen möglich sind (im Rahmen des Datenschutzes). Denkbar ist auch, den Avatar mit der zentralen Wissensdatenbank von 115 zu koppeln, sodass er stets aktuelle Infos aller Ämter parat hat.

Priorisierung: Querschnittsfunktion mit hohem Volumen. Die allgemeine Bürgerauskunft ist oft der erste Kontaktpunkt der Bevölkerung mit der Verwaltung – Verbesserungen hier wirken sich breit aus. Stuttgart weist auf der Homepage prominent die Service-Nummer 115 aus, was zeigt, wie wichtig dieser Kanal ist. Ein Avatar kann dieses „virtuelle Rathaus-Foyer“ in den Abendstunden und an Wochenenden geöffnet halten, was einen großen Mehrwert darstellt (viele Berufstätige können nur dann Anfragen klären). Da die Technik von Chatbots bereits als Innovations- und Entlastungsmaßnahme erkannt ist, liegt es nahe, sie in Form eines Avatars umzusetzen. Priorität erhält dieser Use Case, weil er schnittstellenübergreifend hilft: Er fängt Anliegen ab, bevor sie die einzelnen Ämter erreichen, und wirkt damit präventiv entlastend auf das gesamte System.

5. KI-gestützter Zulassungshelfer (Kfz-Zulassungsstelle)

Fachbereich/Amt: Kfz-Zulassungsstelle (meist organisatorisch beim Amt für öffentliche Ordnung angesiedelt)

Problem (Verwaltungssicht): Die An- und Abmeldung von Fahrzeugen gehört zu den häufigsten Verwaltungsvorgängen für Bürger. Trotz eines neuen Online-Verfahrens (i-Kfz) müssen viele Bürger weiterhin zur Zulassungsstelle, sei es aus Unklarheit über das Online-System oder weil ihnen die nötigen Voraussetzungen fehlen (z.B. kein neuer Personalausweis mit eID). Das führt zu vollen Warteräumen und Termindruck. Jede kleine Fehlerhaftigkeit bei den Unterlagen (fehlende Versicherungsbestätigung, falsche Ausweisdokumente, vergessene Kennzeichenreservierung etc.) bedeutet, dass der Kunde erneut kommen muss – was zusätzlich belastet. Gleichzeitig ist das Online-System komplex in der Handhabung, was Rückfragen generiert. Für die Behörde entsteht ein Spagat: Sie will Bürger auf das Online-Verfahren verweisen, muss aber oft doch Vor-Ort-Hilfe leisten, was den erhofften Entlastungseffekt schmälert.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein Avatar-Assistent für Fahrzeugzulassung könnte Schritt für Schritt durch den Zulassungsprozess führen. Bereits vor dem eigentlichen Antrag klärt er: „Haben Sie einen Ausweis mit Online-Funktion? Wenn nein, können Sie stattdessen vor Ort kommen.“ oder „Möchten Sie ein Wunschkennzeichen? Dann reservieren Sie es vorher – der Avatar zeigt, wie es geht.“ Solche Hinweise stellen sicher, dass Bürger alle nötigen Schritte in der richtigen Reihenfolge durchlaufen. Wer den Online-Weg nutzen kann, wird vom Avatar quasi an die Hand genommen – mit Erklärungen in Alltagssprache zu jedem Formularfeld im i-Kfz-Portal und Hinweisen zu eID, elektronischer Versicherungsbestätigung etc. Dies erhöht die Nutzungsquote der Online-Zulassung und reduziert die Zahl der Bürger, die zur Behörde fahren müssen. Für diejenigen, die dennoch vor Ort gehen (müssen), kann ein Tablet-Avatar im Warteraum nochmals ihre Unterlagen checken („Haben Sie die eVB-Nummer Ihrer Versicherung dabei?“) und so sicherstellen, dass beim Aufruf am Schalter alles bereit ist.

Avatar-Typ: Interaktiv – in Form eines dialogischen Leitfadens. Der Avatar würde gezielte Fragen stellen (eine Art intelligentem Formular ähnlich), um den Bürger durch den Prozess zu lotsen. Etwa: „Wollen Sie ein Fahrzeug anmelden oder abmelden?“ – je nach Antwort verzweigt das Gespräch. Bei komplexeren digitalen Schritten (z.B. AusweisApp2 einrichten) kann der Avatar auch kurze Erklär-Videos einblenden oder per Screencast zeigen, wo zu klicken ist. Durch den interaktiven Charakter kann der Avatar den Prozess je nach Nutzerfall personalisieren (Privatperson vs. Firma, mit eID vs. ohne, etc.).

Priorisierung: Hohe Fallzahlen und Effizienzgewinn. In einer autoaffinen Region wie Stuttgart ist die Zahl der Zulassungsvorgänge sehr hoch. Jede Verbesserung hier hat direkten Effekt auf Verwaltungsaufwand und Bürgerzufriedenheit (niemand wartet gern bei der Kfz-Zulassung). Da das Online-Zulassungsverfahren zwar vorhanden, aber anspruchsvoll ist (erfordert z.B. eID und mehrere Schritte), besteht kurzfristig großer Bedarf an begleitender Hilfestellung – ideal für einen Avatar. Dieser Use Case reiht sich in die Prioritäten ein, weil er die bisherigen Digitalangebote (i-Kfz) ergänzt und nutzbar macht für mehr Menschen. Erfolgreiche Online-Nutzung entlastet die Behörde am deutlichsten, daher sollte die Unterstützung dafür priorisiert werden. Zudem wird hier ein politisches Ziel (OZG-konforme Online-Dienstleistung) praktisch zum Bürger gebracht. Insgesamt kann ein Zulassungs-Avatar schnell spürbar machen, wie KI den Bürgerservice verbessert – ein Vorzeigeprojekt für digitale Verwaltung.

6. Sozialleistungs-Avatar für Wohngeld & Co. (Sozialamt)

Fachbereich/Amt: Sozialamt / Wohngeldstelle (Leistungen wie Wohngeld, Sozialhilfe, Bildungs- und Teilhabeleistungen)

Problem (Verwaltungssicht): In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach sozialen Leistungen stark gestiegen (z.B. durch Wohngeldreform 2023 deutlich mehr Berechtigte). Die Folge: Antragsstau und lange Bearbeitungszeiten in der Wohngeldstelle, gleichzeitig viele Rückfragen von Bürgern, die mit den Formularen nicht zurechtkommen oder den Anspruch prüfen wollen. Sozialleistungen erfordern umfangreiche Angaben und Nachweise, was für Antragstellende oft kompliziert ist – insbesondere, wenn Sprach- oder Bildungsbarrieren bestehen. Die Verwaltung versucht zwar, Anträge zu digitalisieren (Wohngeldantrag ist Teil der Digitalisierungsstrategie), doch das Ausfüllen bleibt anspruchsvoll, und nicht jeder hat Zugang zur Online-Beantragung. Fehlende oder falsch eingereichte Unterlagen führen zu zeitintensiven Nachforderungen. Unterm Strich sind sowohl Bürger als auch Sachbearbeitung frustriert: Bürger warten auf dringend benötigte Unterstützung, Ämter ächzen unter der Last unvollständiger Anträge.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein KI-Avatar als digitaler Sozialberater könnte Bürger vor und während der Antragstellung begleiten. Er kann zunächst prüfen helfen, ob ein Anspruch bestehen könnte (z.B. durch einfache Fragen zu Einkommen, Haushalt) – so bekommen unsichere Bürger eine erste Orientierung. Beim eigentlichen Antrag (online oder Papier) erläutert der Avatar jede erforderliche Angabe in verständlicher Weise: „Mit ‚Haushaltsmitglieder‘ sind alle Personen gemeint, die mit Ihnen zusammen wohnen, also…“. So sinkt die Hemmschwelle, den Antrag auszufüllen, erheblich. Wichtig ist auch die Mehrsprachigkeit: Viele Neuzugezogene oder ausländische Studierende könnten Wohngeld bekommen, scheitern aber an den deutschen Erläuterungen – hier bietet ein Avatar z.B. auf Englisch oder Arabisch enorme Hilfe. Für die Bürger bedeutet dies schnellere Bewilligung (weil der Antrag gleich vollständig und korrekt eingereicht wird) und weniger Ratlosigkeit im Behördendschungel. Die Verwaltung wird entlastet, da weniger Rückfragen und Korrekturschleifen nötig sind. Auch vor Ort im Sozialamt könnte ein Avatar z.B. im Wartebereich einfache Auskünfte geben (zu Sprechzeiten, Zuständigkeiten oder Verfahrensstandards), damit das Personal sich auf die Fallbearbeitung konzentrieren kann.

Avatar-Typ: Interaktiv – ähnlich einer Schritt-für-Schritt-Assistance. Der Avatar sollte Eingaben der Nutzer verarbeiten können (bei Online-Anträgen idealerweise live ins Formular integriert). Zudem muss er sensibel auf persönliche Umstände eingehen können; z.B. könnte er bei einer Familie mit Kindern zusätzliche Hinweise zu Kinderzuschlag oder Bildungspaket geben. Die Interaktion kann teilweise menügeführt sein („Wobei brauchen Sie Hilfe? Wohngeld, Sozialpass, …“), gefolgt von gezielter Dialogberatung. Nicht-interaktive Erklärvideos könnten als Ergänzung dienen (für häufige Problemstellen im Antrag), aber der Kern ist die individuelle Anleitung im Dialog.

Priorisierung: Soziale Dringlichkeit und Prozessentlastung. Gerade im Sozialbereich ist der Zeitfaktor kritisch – Bürger sind hier oft in finanzieller Not und auf schnelle Hilfe angewiesen. Verbesserung der Prozesse hat also auch gesellschaftliche Dringlichkeit. Ein Avatar kann unmittelbar dazu beitragen, Bearbeitungsrückstände abzubauen, indem er die Qualität der eingereichten Anträge erhöht und Routineauskünfte abfängt. Die Stadt Stuttgart hat die Bedeutung erkannt und Digitalanträge wie den Wohngeldantrag in Planung/Umsetzung – der Avatar würde diese Bemühungen ideal ergänzen. Prioritär ist dieser Use Case auch wegen der Inklusionswirkung: Er hilft insbesondere denen, die mit klassischen Behördenkontakten am meisten Schwierigkeiten haben (sprachlich oder von der Kompetenz her). Das steigert die Gerechtigkeit im Zugang zu städtischen Leistungen.

7. Virtuelle Standesbeamtin für Urkunden und Trauungen (Standesamt)

Fachbereich/Amt: Standesamt (Personenstandswesen: Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden, Eheschließungen, Namensänderungen)

Problem (Verwaltungssicht): Anträge beim Standesamt erfordern oft intensive Beratung: Bei einer Eheschließung müssen z.B. zahlreiche Dokumente (Geburtsurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse etc.) vorgelegt werden, insbesondere bei binationalen Paaren unterschiedlichster Herkunft. Viele Bürger sind unsicher, welche Unterlagen in ihrem konkreten Fall nötig sind – die Folge sind häufige Telefonate oder persönliche Vorsprachen zur Klärung, was die Standesbeamten zeitlich belastet. Auch Terminvergaben (für Trauungen oder Beurkundungen von Neugeborenen) wollen gut koordiniert sein, wobei Informationsmangel (z.B. über benötigte Unterlagen bei der Anmeldung der Geburt) Verzögerungen verursachen kann. Das Standesamt hat zudem mit Sprachbarrieren zu tun, wenn internationale Urkunden eingereicht oder Übersetzungen verlangt werden – hier müssen Mitarbeiter oft Basisinfos in Englisch o.a. vermitteln. Insgesamt wäre viel gewonnen, wenn Bürger schon vorab genau wüssten, was auf sie zukommt und was vorbereitet sein muss, doch die entsprechende Aufklärung kostet aktuell personelle Ressourcen.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein Video-Avatar als „virtuelle Standesbeamtin“ könnte Bürger durch Lebensereignisse hindurch begleiten. Beispielsweise führen Heiratswillige ein Gespräch mit dem Avatar, der zielgenau die Anforderungen für ihre Eheschließung erläutert: „Geben Sie an: Sind beide Partner deutsche Staatsbürger? Wenn nein, für Partner X aus dem Ausland benötigen Sie folgende Dokumente…“. Ebenso könnte frischgebackenen Eltern der Ablauf der Geburtsregistrierung erklärt werden: „Sie erhalten vom Krankenhaus eine Geburtsanzeige – damit und Ihren Ausweisen kommen Sie innerhalb von 4 Wochen zum Standesamt, oder nutzen Sie unseren Online-Service…“. Solche proaktiven Hinweise nehmen den Bürgern viel Unsicherheit und Stress. Sie wissen genau, welche Urkunden ggf. übersetzt werden müssen, welche Fristen gelten und an wen sie sich wenden können. Mehrsprachigkeit wäre ein großer Pluspunkt – z.B. ein englischsprachiger Avatar für internationale Paare, die in Stuttgart heiraten möchten, um die deutschen Formalitäten zu verstehen. Für das Standesamt bedeutet dies weniger Beratungsaufwand am Telefon und weniger Fälle, in denen Terminkunden unvollständig erscheinen. Die Trauungen und Beurkundungen könnten reibungsloser und schneller ablaufen, weil alle Beteiligten gut informiert sind.

Avatar-Typ: Interaktiv – da die Anforderungen im Personenstandswesen sehr fallabhängig sind, muss der Avatar mit dem Nutzer durch einen Dialog mit Abfragen gehen (ähnlich wie ein Formular, aber in Gesprächsform). Er kann auch Entscheidungsbäume abbilden: z.B. je nach Eingabe der Staatsangehörigkeit unterschiedliche Listen von Dokumenten präsentieren. Ein nicht-interaktives Erklärvideo würde hier nicht ausreichen, weil die Konstellationen zu vielfältig sind (ledige vs. geschiedene Partner, In- vs. Ausland, besondere Namenserklärungen etc.). Der Avatar könnte am Ende des Dialogs sogar eine individuelle Checkliste generieren, die der Bürger mitnehmen oder per E-Mail erhalten kann – im Video spricht der Avatar diese auch noch einmal zusammenfassend durch.

Priorisierung: Hohe Bedeutung persönlicher Lebensereignisse und Qualitätsgewinn. Eine Hochzeit oder Kindesgeburt sind für Bürger sehr wichtige Anlässe – eine reibungslose behördliche Abwicklung trägt enorm zur Zufriedenheit mit der Stadt bei. Fehler oder Verzögerungen aufgrund fehlender Infos sind hier besonders ärgerlich. Daher ist dieser Anwendungsfall relevant, auch wenn die Fallzahl moderater ist als bei Melde- oder Ausweiswesen. Zudem kann Stuttgart als internationaler Standort (mit vielen binationalen Eheschließungen) von einem mehrsprachigen Standesamt-Avatar stark profitieren. Dieser Use Case reiht sich in die Prioritäten ein, weil er zeigt, dass selbst in emotional wichtigen Bereichen Digitalunterstützung Bürgernähe fördern kann. Er ist kurzfristig umsetzbar, da die Beratungsinhalte größtenteils als Checklisten und Merkblätter schon vorliegen – der Avatar macht daraus nur ein dialogisches Angebot. Die Stadt hat bereits online erste Infos (z.B. Wunsch-Trauorte); mit einem Avatar kann sie den nächsten Schritt zur proaktiven Serviceberatung gehen.

8. Baugenehmigungs-Coach (Baurechtsamt)

Fachbereich/Amt: Baurechtsamt / Stadtplanungsamt (Bauanträge, Baugenehmigungen, Wohnbau, Denkmalschutz)

Problem (Verwaltungssicht): Das Baugenehmigungsverfahren gilt als komplex und langwierig. Bauherren und Architekten müssen zahlreiche Vorschriften beachten und umfangreiche Unterlagen einreichen. Oft gehen unvollständige Bauanträge ein, was Nachforderungen und Verzögerungen verursacht. Für Nachfragen zu Verfahrensstand oder Anforderungen wenden sich Bürger telefonisch an das Amt, was bei vielen parallel laufenden Verfahren einen erheblichen Beratungsaufwand erzeugt. Auch die Einführung des digitalen Bauantrags (im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes) beseitigt nicht alle Probleme: Viele Bürger kennen das Angebot noch nicht oder sind unsicher in der Nutzung, sodass sie dennoch persönlich vorsprechen. Zudem haben Privatleute, die selten Bauanträge stellen (z.B. für einen Carport oder Umbau), Orientierungsschwierigkeiten, was überhaupt nötig ist. Das Amt selbst steht unter Druck, Genehmigungen schneller zu erteilen (Thema Wohnraumschaffung), und hat ein Interesse daran, Verfahren effizienter zu gestalten.

Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein KI-Avatar als Baugenehmigungs-Coach würde vor allem privaten Bauherrn helfen, die Hürden des Bauantrags besser zu bewältigen. In einem Video-Guide könnte der Avatar z.B. erklären: „Schritt 1: Prüfen Sie den Bebauungsplan – dies geht online auf unserer Maps-Seite… Schritt 2: Füllen Sie das Formular X aus. Wichtig: Maßstab der Bauzeichnung beachten…“ – all dies in klaren Worten anstelle von Behördendeutsch. Denkbar ist auch ein interaktiver Fragenkatalog, der den Nutzer zu den richtigen Antragsarten führt (etwa ob ein vereinfachtes Verfahren genügt). Der Avatar senkt die Hemmschwelle, den neuen Online-Bauantrag zu nutzen, indem er das Prozedere visuell erläutert. Für Bürger bedeutet dies letztlich schneller zum eigenen Bauvorhaben zu kommen, weil weniger Hin- und Her mit der Behörde nötig ist. Er weiß nach der Avatar-Beratung genau, welche Unterlagen (Statik, Lageplan etc.) er vorbereiten muss. Für die Verwaltung ergeben sich Zeitgewinne, da die eingereichten Anträge vollständig(er) sind und der Avatar viele allgemeine Fragen („Wie lange dauert es etwa?“, „Was kostet der Antrag?“) bereits beantwortet hat, ohne dass ein Sachbearbeiter zum Hörer greifen musste.

Avatar-Typ: Nicht-interaktiv (überwiegend) – hier bietet sich eine Serie von Erklärvideos mit Avatar an, die den Ablauf eines Bauantragsprozesses Schritt für Schritt darstellen. Die Inhalte sind relativ standardisiert (z.B. Checkliste Einfamilienhaus vs. kleiner Umbau), sodass interaktive Dialoge weniger nötig sind als eine gut strukturierte Darstellung. Der Avatar könnte modular verschiedene Themen abdecken (eins für „digitaler Bauantrag stellen“, eins für „häufige Fehler vermeiden“, eins für „Bauvoranfrage vs. Bauantrag“ usw.). Durch die Videoform können auch grafische Elemente eingebunden werden (etwa ein beispielhafter Bauplan, der korrekt ausgefüllt gezeigt wird). Bei Bedarf könnte aber zusätzlich ein interaktives FAQ-Element vorhanden sein, falls ein Bürger nach dem Tutorial noch eine spezifische Frage hat – das wäre dann optional.

Priorisierung: Prozessoptimierung mit Signalwirkung. Die Baugenehmigung ist zwar eine Spezialaufgabe (betrifft weniger Bürger als Melde- oder Sozialthemen), aber hier hat die Verbesserung eine ökonomische und stadtentwicklungspolitische Bedeutung – schnellere Genehmigungen fördern Bauprojekte, Wohnungsbau usw. Ein Avatar-Guide wäre ein Leuchtturmprojekt für die Bauverwaltung, das zeigt, dass sogar in technisch komplizierten Bereichen digitale Hilfen möglich sind. Zudem verlangt das Onlinezugangsgesetz die digitale Verfügbarkeit solcher Leistungen; Stuttgart hat den digitalen Bauantrag in Arbeit, daher sollte auch dessen Nutzbarkeit gesteigert werden. Priorität erhält dieser Use Case, weil er die Mitarbeitenden deutlich entlastet (weniger Beratungszeit pro Antrag) und Bürgern Frustration nimmt – ein wichtiger Baustein für ein modernes, bürgerfreundliches Bauamt.

9. Interaktiver Willkommens-Guide für Neubürger (Querschnitt Integrationsmanagement)

Fachbereich/Amt: Querschnittsthema – betrifft Bürgerbüro, Ausländerbehörde, Steueramt, Wohnungsamt etc.; koordiniert denkbar über die Stabsstelle für Integration oder ein „Welcome Center“ der Stadt

Problem (Verwaltungssicht): Neu nach Stuttgart ziehende Bürger – seien es deutsche Inländer oder internationale Zuzügler – sehen sich mit vielen Behördengängen und Informationen konfrontiert, verteilt über diverse Ämter. Derzeit müssen Neubürger selbst herausfinden, was alles zu tun ist: Wohnsitz anmelden, ggf. Aufenthaltstitel beantragen, Kfz ummelden, Müllgebühren anmelden, ggf. Kinder in Schule/Kita anmelden, Deutschkurse suchen usw. Die Informationen dafür sind fragmentiert auf verschiedenen Websites oder Flyern vorhanden. Für die Verwaltung bedeutet dies: Viele Einzelfragen von Neubürgern landen bei den jeweiligen Stellen, die eigentlich vermeidbar wären (z.B. Anruf „Ich bin neu hier, wo bekomme ich eine Mülltonne?“ beim falschen Amt). Ohne eine zentrale Guidance kommt es zudem vor, dass Neubürger wichtige Schritte versäumen oder verspätet erledigen (z.B. Meldefrist überschritten), was zusätzlichen Aufwand (Ordnungswidrigkeitsverfahren, Mahnungen) verursacht. Besonders herausfordernd ist die Integration von Nicht-Deutschsprachigen, die das System nicht kennen – hier muss die Stadt viel Basisinformation vermitteln. Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein interaktiver Willkommens-Avatar könnte als „One-Stop“-Anlaufstelle für alle wichtigen Fragen rund um den Start in Stuttgart dienen. Er fragt den Nutzer zum Beispiel: „Sind Sie wegen eines Jobs hier? Kommen Familienmitglieder mit?“ und erstellt dann eine personalisierte To-do-Liste: „Sie müssen sich innerhalb von 2 Wochen beim Bürgerbüro anmelden. Dafür benötigen Sie… Außerdem sollten Sie Ihren Pkw ummelden (Avatar kann Details erklären) und sich bei der Müllabfuhr registrieren.“ Für internationale Neubürger kämen Hinweise hinzu wie „Beantragen Sie eine Aufenthaltsgenehmigung – hier die Infos“ oder „Melden Sie Ihr Kind für einen Kita-Platz an; nutzen Sie dafür das Kita-Portal.“ Der Avatar würde alle relevanten Verwaltungsvorgänge gebündelt erklären, was den Neustart erheblich erleichtert. Als sprachgewandter digitaler Assistent könnte er auf Englisch, Französisch, Arabisch etc. die wichtigsten Schritte erläutern – ein enormer Gewinn, da klassische Willkommensbroschüren oft nur auf Deutsch vorliegen. Bürger fühlen sich dadurch an die Hand genommen und willkommen, statt sich allein durch ein Labyrinth an Ämtern kämpfen zu müssen. Für die Stadt ergibt sich ein koordiniertes Integrationsmanagement: Neubürger begehen weniger Fehler, halten Fristen ein und nehmen städtische Angebote (z.B. Bibliothek, Volkshochschule) eher wahr, wenn sie direkt davon erfahren. Insgesamt werden Behörden durch gut informierte Neubürger weniger mit Grundsatzfragen belastet. Avatar-Typ: Interaktiv – notwendig, um auf individuelle Situationen einzugehen. Der Willkommens-Avatar führt praktisch ein Interview mit dem Neubürger und erzeugt daraus passgenaue Hinweise. Dabei sollte er auch Nachfragen zulassen (ähnlich einem Gespräch: „Was bedeutet Rundfunkbeitrag?“ – Avatar erklärt). Eine Mischung aus strukturiertem Dialog und freier Frage-Antwort ist ideal. Möglicherweise kann der Avatar am Ende einen persönlichen Willkommensplan als PDF verschicken. Denkbar ist, diesen Avatar auch stationär einzusetzen – z.B. als Terminal am Rathaus oder im Bürgerbüro, wo Neuankömmlinge oft zuerst hingehen. Priorisierung: Hohe strategische Bedeutung (Integration) und Entlastung über Amtsgrenzen hinweg. Angesichts der Tatsache, dass nahezu die Hälfte der Stuttgarter Bevölkerung Migrationshintergrund hat und stetig Menschen neu hinzukommen, ist ein guter Integrationsprozess essenziell. Dieser Use Case hat Priorität, weil er präventiv wirkt: Er informiert bevor Fehler passieren und bevor Bürger frustriert einzelne Ämter aufsuchen. Die Stadt hat vermutlich bereits Willkommensangebote (Willkommenspakete, Infoveranstaltungen), aber ein Avatar skalierbar 24/7 wäre ein nächster Schritt in der Smart City Strategie für soziale Integration durch Digitalisierung. Kurzfristig ließe sich mit bestehenden Informationen (z.B. aus der Bürgerbroschüre) ein Dialogskript erstellen. Der Nutzen ist hoch, da damit zahlreiche kleine Interaktionen in verschiedenen Ämtern gebündelt werden – eine Innovation, die auch in Umfragen positiv wahrgenommen würde (Stuttgart bewirbt sich als lebenswerte, offene Stadt). In Summe daher ein priorisierter Anwendungsfall, der Servicefreundlichkeit und Willkommenskultur verbindet.

10. Elternassistenz-Avatar für Kita und Schule (Jugend- und Schulamt)

Fachbereich/Amt: Jugendamt (Kita-Platz-Vergabe) und Schulverwaltungsamt (Schulanmeldungen)

Problem (Verwaltungssicht): Eltern sehen sich bei der Suche nach Betreuungs- und Bildungsangeboten für ihre Kinder mit komplexen Prozessen konfrontiert. Stuttgart hat zwar ein zentrales Kita-Portal eingeführt, doch das Verfahren (Wunsch-Kitas auswählen, Anmeldungen koordinieren, Fristen beachten) ist vielen nicht geläufig. Gerade neu zugezogene Familien oder Eltern, die wenig Deutsch sprechen, tun sich schwer. Das Jugendamt erhält daher zahlreiche Nachfragen: „Wie melde ich mein Kind an?“, „Warum habe ich noch keinen Platz?“. Ähnliches gilt für die Schulanmeldung (besonders beim Übergang von Kita zur Grundschule oder Grundschule zur weiterführenden Schule) – Informationsbriefe der Stadt werden nicht immer verstanden, und Eltern suchen persönlichen Rat. Die Kapazitäten im Jugend- und Schulamt sind jedoch begrenzt; Mitarbeiter können nicht jeden individuell durch den Prozess lotsen. Wenn Eltern falsche oder verspätete Anmeldungen machen, führt das zu Unmut und Verwaltungsaufwand. Zudem ist das Thema emotional aufgeladen, da es um die Betreuung der Kinder geht und der Druck auf verfügbare Plätze hoch ist. Mehrwert für Bürger (Nutzersicht): Ein Elternassistenz-Avatar kann Mütter und Väter schrittweise durch die Kita- und Schul-Anmeldeverfahren führen. Beispielsweise erklärt der Avatar in einfacher Sprache: „Die Kita-Platz-Suche läuft so: Legen Sie im Kita-Portal ein Elternkonto an. Schritt 1: Persönliche Daten eingeben… Schritt 2: Bis zu 5 Wunscheinrichtungen auswählen…“ und so weiter. Eltern könnten dem Avatar auch Fragen stellen wie „Was mache ich, wenn ich bis August keinen Platz habe?“, worauf er etwa antwortet, wie Wartelisten und Alternativangebote funktionieren. Für die Schulanmeldung könnte der Avatar den Ablauf erläutern: „Ihr Kind kommt 2026 in die Schule. Sie erhalten Anfang des Jahres Post von der Stadt. In dem Formular…“. Durch diese proaktive Aufklärung fühlen sich Eltern sicherer und wissen, was wann zu tun ist. Gerade mehrsprachige Familien profitieren, wenn der Avatar z.B. auf Türkisch oder Englisch verfügbar ist – keine Missverständnisse mehr durch Sprachprobleme. Der Nutzen spiegelt sich auch in der Verwaltung wider: Weniger falsch ausgefüllte Anmeldungen, weniger persönliche Vorsprachen verunsicherter Eltern, und letztlich ein transparenteres Vergabeverfahren, das Vertrauen schafft. Eltern bekommen das Gefühl, die Stadt bemüht sich, sie an die Hand zu nehmen, was in Zeiten knapper Betreuungsplätze wichtig ist. Avatar-Typ: Interaktiv – am besten in Form eines dialogischen Tutorials. Der Avatar könnte einen virtuellen „Anmelde-Workshop“ simulieren, wo er Eltern durch alle nötigen Schritte führt und Nachfragen zulässt. Etwa: „Wollen Sie mehr über Wie finde ich eine Kita? wissen oder über Anmeldung zur Grundschule?“ – je nach Wahl geht es in dem Thema weiter. Er könnte auch mit dem realen Kita-Portal verknüpft werden: z.B. während der Avatar erklärt, könnte im Hintergrund die echte Webmaske angezeigt werden, so dass Eltern parallel ihre Eingaben machen. Die Interaktion erhöht das Verständnis, weil Eltern nicht nur passiv zuschauen, sondern aktiv Angaben machen oder Entscheidungen treffen (die zwar fiktiv sind im Tutorial, aber auf die echte Anmeldung vorbereiten). Priorisierung: Hohe Nachfrage und sensibles Thema. Die Vergabe von Kita-Plätzen gehört zu den meistdiskutierten lokalen Themen und taucht regelmäßig als wichtiges Anliegen der Bürger auf. Hier schnelle Hilfestellung zu bieten, hätte positiven Widerhall in der Bürgerschaft. Zudem kann ein solcher Avatar auch intern entlasten: Weniger Telefonauskunft im Jugendamt, mehr Zeit, um neue Kita-Plätze zu planen. Da Stuttgart bereits auf ein Kita-Portal setzt, ist der nächste logische Schritt, dessen Benutzung mit einem Avatar zu unterstützen, um allen Eltern den Zugang zu ermöglichen (Digitalisierung soll ja niemanden ausschließen). Dieser Use Case ist priorisiert, weil er familienfreundliche Stadtverwaltung greifbar macht und akute Schmerzpunkte (Unsicherheit im Anmeldeprozess, Informationslücken) adressiert. Kurzfristig ließe er sich umsetzen, indem man bestehende FAQ und Infohefte in einen interaktiven Dialog überführt. Durch die Kombination aus hohem Anfragevolumen und gesellschaftlicher Bedeutung (Betreuung/Schule für Kinder)ist dieser Anwendungsfall perfetk geeignet für KI Video Avatare.

Fazit: KI-gestützte Verwaltungsmodernisierung für Stuttgart

Diese Use Cases zeigen, wie KI-gestützte Video-Avatare Stuttgarts Verwaltung spürbar entlasten und Bürgern echten Mehrwert bieten können. Ob in Form interaktiver Auskunftspartner oder als erklärende Avatare – sie greifen aktuelle Probleme (Überlastung, Sprachhürden, Digital-Lücken) auf und unterstützen genau dort, wo der Schuh drückt. Wichtig ist, dass solche Avatare immer in die Strategie der digitalen Stadt eingebettet werden: Stuttgart plant bereits Videoberatung und Chatbots – KI Avatare zu erstellen wären die konsequente Weiterentwicklung, um die Verwaltung bürgernäher, effizienter und mehrsprachig inklusiver zu gestalten.

Die genannten Use Cases sollten vorrangig geprüft und pilotiert werden, da hier kurzfristig große Wirkung erzielbar ist. Dabei würden auch Erkenntnisse für den weiteren KI-Einsatz gewonnen, ganz im Sinne von Stuttgarts Motto, eine „lebenswerte, innovative, vernetzte“ Smart City zu sein.